Kaupunkirakenne, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutuminen 2018

Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Riskienhallinnan järjestäminen ja vastuut

Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelyitä, joiden avulla tunnistetaan ja arvioidaan toimintaan liittyviä riskejä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi. Riskienhallinnan tarkoituksena on varmistaa toiminnan häiriötön ja laadukas toteutuminen.

Hallintosääntö sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet ja ohjeet määrittelevät riskienhallinnan menettelyt ja vastuut. Kaupunkirakenteen toimiala ja sen tilivelvollinen johto on järjestänyt ja toteuttanut vastuualueensa riskienhallinnan näiden sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Toimialan matala organisaatio ja henkilöstön rajallinen määrä helpottavat vastuiden selkeää jakautumista. Koko esimiehistö on pystytty kouluttamaan uusiin ohjeistuksiin keskitetysti ja koko henkilöstö on saanut tarvittavan informaation aiheeseen yhteistilaisuudessa. Poikkeustilanteiden varautumisen osalta henkilöstössä on tapahtunut muutoksia ja uusia vastuuhenkilöitä on koulutettu tehtäväänsä ja vastuisiinsa.

Toimintaympäristöanalyysi ja riskiarvio

Vuoden 2018 aikana toimialalla on analysoitu toimintaympäristön muutoksia, tunnistettu tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioitu niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laadittu tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet merkittävimpien riskien hallitsemiseksi. Toimialan esimiehet ovat tilaisuudessaan 22.8.2018 tehneet kaupungin yhteistä riskiarviointipohjaa käyttäen arvion riskeistä. Arviointiin nostettiin 16 oleellista riskiä, joille määriteltiin todennäköisyys ja vaikuttavuus sekä toimenpiteet ja vastuutahot riskin minimoimiseksi. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.

Riskikartoituksen toimenpiteitä seurataan johtoryhmässä ja esimiestilaisuuksissa. Toimialan talousarviossa on myös keskitytty resursoimaan riskien minimointiin johtavia toimia. Vastuuhenkilöt huolehtivat toimillaan, että riskejä minimoidaan. Toimialalle tyypillisesti osa riskeistä voi realisoitua omasta toiminnasta huolimatta ja tällöin ajantasaisella ja harjoitellulla varautumissuunnitelmalla pyritään minimoimaan vaikutuksia. Lisäksi toimintatapoja muutettaessa ja merkittäviä hankkeita avatessa tehdään tapauskohtaisia riskikartoituksia. Näin on toimittu esimerkiksi hulevesiprosessin yhteydessä.

Kaupunkirakenteen todennäköisyyden ja vaikuttavuuden yhteisvaikutuksiltaan merkittäviksi riskeiksi on arvioitu rakennetun infrastruktuurin rapautuminen, teknisen sektorin asiantuntijahenkilöstön saatavuus, kaavavalitus ja rakentamisen suhdannevaihtelu. Lisäksi huomioitavia riskejä ovat saastuneet maa- ja vesialueet, epäonnistuminen kilpailutuksissa tai hankinnoissa ja epäonnistuminen ilmastonmuutokseen varautumisessa. Erityisesti hyvällä varautumissuunnitelmalla hallittaviksi riskeiksi tunnistettiin vaarallisten aineiden onnettomuus, vakava talousvesihuollon häiriö ja poikkeuksellinen sääilmiö.
 
Näistä merkittävimmistä riskeistä mikään ei ole realisoitunut toimintaa ja sen jatkuvuutta olennaisesti uhkaavalla tavalla. Vähäisemmistä riskeistä vuoden aikana realisoitui yksi tietosuojaloukkaus, joka liittyi tietojärjestelmäaukkoon. Rakennuslupaa sähköisesti hakiessa naapurikuulemista jättävällä henkilöllä olisi ollut mahdollisuus nähdä luvan hakijan henkilötietoja. Tietosuoja-aukko tukittiin pian ja tietosuojaloukkauksesta tehtiin asianmukaiset ilmoitukset.

Edellä mainittuihin analyyseihin ja toimenpiteisiin viitaten voidaan todeta, että toimialan riskienhallinnassa on kokonaisuudessaan onnistuttu vähintäänkin kohtuullisesti.

Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa johtamista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyjen avulla tuotetaan kohtuullinen varmuus tuloksellisesta ja tavoitteiden mukaisesta toiminnasta sekä hyvän hallinnon toteutumisesta ja toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta.

Kaupunginvaltuusto vastaa kuntalain mukaisesti kaupungin toiminnasta ja taloudesta sekä päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kuntalain mukaan kaupunginhallituksen tulee huolehtia sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Lisäksi kaikki tilivelvolliset toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa varojen käytössä vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta.
Lautakunta ja toimialan viranhaltijajohto on järjestänyt vastuualueensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan annettujen sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti.

Kaupunkirakenteen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttaminen perustuu kaupungilla yhteisesti käytössä olevien työkalujen lisäksi toiminnanohjausjärjestelmään, auditointeihin ja johdon katselmukseen. Vuonna 2018 tehtiin myös CAF arviointi. Lisäksi käytössä on monia yksityiskohtaisia valvonnan tarkistuslistoja palvelualueilla ja -yksiköissä. Yhteistyössä sisäisen tarkastuksen kanssa on auditoitu hulevesiprosessi ja Valon kaupunki.

Toimialan johtoryhmä käy kuukausittain läpi talouden-, henkilöstöhallinnon- ja rakentamisen raportit. Talouden kolmannesvuosiraportti on annettu lautakunnille kolmannesvuosittain. Yksikkötasolla taloutta on seurattu cognos -raportointijärjestelmän kautta. Lisäksi yksiköillä on käytössään kustannuspaikka ja projektiseurantoja eri toiminnoistaan. Kustannuspaikkarakenne on toteutettu siten, että jokainen esimies pystyy helposti seuraamaan omien johdettavien kokonaisuuksien talouden toteutumista.
Henkilöstösuunnitelman sitovuuteen on kiinnitetty erityistä huomiota ja täyttöluvat on käsitelty johtoryhmässä.

Toimialalla on jatkettu palvelutoiminnan riskien ja johtamiskäytänteiden tarkastelua. Vuosittain tarkempaan tarkasteluun valitaan yksi riskityyppi. Toimintavuonna keskityttiin henkilötietosuojariskeihin muuttuneen lainsäädännön ehtojen mukaisesti. Toimialalla on tehty kattavasti henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Hallinnassamme oleviin sopimuksiin on pääsääntöisesti viety lisäyksenä henkilötietosuojaa koskevat lausekkeet. Verkosta löytyvistä toimialan päätöksistä on siivottu pois henkilötiedot. Työ on ollut erittäin aikaa vievää ja tulos heikentää kuntalaisten ja sidosryhmien tiedonsaantia monista päätöksistä.
 
Toimialalla ei ole havaittu merkittäviä poikkeamia sisäisessä valvonnassa ja riskien hallinnassa.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Toimialalla jatketaan systemaattista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamista. Vuosittain valitaan kehittämiskohteet ja vuoden 2019 aikana valmistellaan erityisesti talouden ohjausta niin, että liikenne- ja viheralueiden palvelualueen ja Altek aluetekniikka – liikelaitoksen toimintojen yhdistäminen 2020 alusta sujuu toimintojen tehokkuutta ja jatkuvuutta vaarantamatta. Myös varautumisen uuden henkilöresurssin osaamista syvennetään edelleen. Koko kaupungin kehittämiskohteena työstetään tietoturvallisuutta.

Kokonaisarvio

Kaupunkirakenteen toimiala on toimintaraporttien valossa päässyt toimikaudella sekä taloudellisesti että tavoitteenasetannallisesti hyvään tulokseen. Tässä selonteossa kerrotuin keinoin ja toimenpitein on varmistettu toiminnan tarkoituksenmukaisuus ja pyritty varmistamaan sen jatkuvuus. Selonteon valossa voidaan todeta, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on vähintäänkin kelvollisella tasolla.