Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä 2018
Järjestäminen ja vastuut
Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa johtamista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyjen avulla tuotetaan kohtuullinen varmuus tuloksellisesta ja tavoitteiden mukaisesta toiminnasta sekä hyvän hallinnon toteutumisesta ja toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisesta.
Kaupunginvaltuusto vastaa kuntalain mukaisesti kaupungin toiminnasta ja taloudesta sekä päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kuntalain mukaan kaupunginhallituksen tulee huolehtia sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus valvoo sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa, tuloksellisuutta ja raportointia. Lisäksi kaikki tilivelvolliset toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa varojen käytössä vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta.
Konsernijohto vastaa kuntalain mukaan konsernivalvonnan järjestämisestä. Kaupunkikonsernin tytäryhteisöissä hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat yhteisön sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta lainsäädännön, valtuuston määrittelemän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden ja konsernijohdon antaman ohjeistuksen mukaisesti. Konserniyhteisöjen sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa on esitelty konsernia käsittelevässä osassa.
Jyväskylän kaupunkiorganisaation sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty kuntalain edellyttämällä tavalla ja toteutettu annettuihin sääntöihin ja ohjeisiin perustuen. Kaupunginvaltuusto on määritellyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet, joka ohjaa koko kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä. Kaupunginvaltuusto edellyttää, että kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaatiotasoilla toteutuu riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Kaupunginhallitus on edelleen antanut täydentävät ohjeet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämiseksi. Kukin toimiala ja liikelaitos sekä niiden tilivelvollinen johto on huolehtinut vastuualueensa osalta riittävien ja toimivien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojen toteuttamisesta kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.
Tämä selonteko perustuu lauta- ja johtokuntien sekä niiden alaisen johdon valmistelemaan selontekoon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja näissä mahdollisesti havaituista puutteista sekä valvonnan kehittämiseen tähtäävistä toimenpiteistä. Toimielimet ovat käsitelleet oman vastuualueensa selonteon ja antaneet sen kaupunginhallitukselle. Tämän lisäksi selonteko perustuu sisäisen tarkastuksen kuluneella tilikaudella toteuttamien tarkastusten ja arviointien yhteydessä muodostuneeseen kokonaiskäsitykseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta. Selonteko on valmisteltu COSO-viitekehykseen pohjautuvan arviointimallin avulla. Yhtiöitä koskevat tulokset on esitetty erikseen toimintakertomuksen konsernia käsittelevässä osassa.
Havaitut puutteet
Tilikauden aikana ei ole raportoitu toteutuneista sisäisen valvonnan puutteista, joista olisi aiheutunut merkittävää haittaa kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnalle.
Kaupunginhallituksen tiedossa ei ole lakisääteisten tehtävien laiminlyöntejä tai muita lakien ja säännösten tai hyvän hallinto- ja johtamistavan vastaisia toimia, joista saattaisi seurata merkittävä korvaus, kanne tai muu sellainen vaatimus tai oikeusseuraamus. Kaupunginhallituksella ei myöskään ole tiedossa omaisuuden hankinnan, luovutuksen tai hoidon valvonnan osalta laiminlyöntiä tai muuta virheellistä menettelyä, josta saattaisi aiheutua kaupungille merkittävä korvausvaade tai muu oikeudellinen vastuu. Resurssien riittävyys suhteessa palvelutarpeisiin sekä toimitilojen käytettävyyteen ja peruskorjaustarpeisiin muodostaa kuitenkin haasteen.
Yksityiskohtaisempi arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä on esitetty muualla toimintakertomuksessa.
Kehittäminen ja kehittämiskohteet
Sisäisen valvonnan ja riskiehallinnan prosessia on kaupunkikonsernissa kehitetty aktiivisesti useamman vuoden ajan toimialojen ja liikelaitosten erilaiset tarpeet ja toteutusresurssit huomioiden. Toimintatapoja ja työkaluja on arvioitu ja kehitetty sekä ohjeistus päivitetty, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmä on myös aloittanut toimintansa kuluneen tilikauden aikana. Ohjausryhmän tehtävänä on käytännön sisäisen valvonnan ja riskienhallintatyön ohjaaminen, tukeminen ja koordinointi. Toimenpiteiden tavoitteena on ollut selkeyttää ja yhdenmukaistaa sekä edelleen systematisoida ja viedä vahvemmin käytäntöön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapoja. Kehitystyön tuloksena toimintaympäristön muutokset sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan painopisteet on pystytty tunnistamaan aiempaa yhtenäisemmin ja koordinoidummin. Seurantaa on systematisoitu, laajempi raportointi on toteutettu talousarvion laadinnan ja tilinpäätösraportoinnin yhteydessä.
Tavoitteena on edelleen lisätä prosessin sekä toimintatapojen systemaattisuutta ja yhtenäisyyttä. Tähän tavoitteeseen pyritään osallistamalla myös johtoryhmiä alempia organisaatiotasoja sekä edelleen vakiinnuttamalla ohjausryhmätyöskentelyä sekä kouluttamalla ja viestimällä. Tavoitteena on, että pystytään mahdollisimman hyvin ennakolta huomioimaan muuttuvan toimintaympäristön haasteet ja myös suunnitelmallisesti hyödyntämään avautuvat mahdollisuudet. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta tulee tunnistaa tärkeänä osana niin yksittäisissä muutostilanteissa ja projekteissa kuin osana päivittäisiä palvelu- ja toimintaprosesseja. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpiteet pyritäänkin sisällyttämään luontevaksi osaksi toimintaprosesseja tulevien vuosien aikana. Tavoitteena on ohjeistuksen ja työkalujen tehokkaampi ja systemaattisempi hyödyntäminen sekä seurannan ja raportoinnin vakiinnuttaminen säännölliseksi toimintatavaksi.
Sisäisen tarkastuksen järjestäminen
Sisäinen tarkastus on riippumaton sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tukitoiminto, joka toimii kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäinen tarkastus avustaa kaupungin johtoa valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on objektiivisella arviointi-, varmistus- ja konsultointitoiminnallaan tukea kehittämistä ja tavoitteiden saavuttamista. Sen tehtävänä on arvioida sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja tehokkuutta sekä päämäärien ja tavoitteiden saavuttamista tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien sekä riskienhallinnan tuloksellisuuden arviointiin ja kehittämiseen. Sisäisen tarkastuksen työ kohdistuu koko kaupunkikonsernin sisäiseen valvontaan, riskienhallintaan sekä johtamis- ja hallintoprosesseihin ja sen toiminta-alueena ovat kaikki kaupunkikonsernin toiminnot ja toimintayksiköt sekä tarvittaessa ulkoistetut palvelut.
Sisäistä tarkastusta ohjaa kaupunginhallituksen antama toimintaohje, jossa määritellään sisäisen tarkastuksen tarkoitus, toimivalta ja vastuu.
Vuonna 2018 sisäinen tarkastus on toteuttanut useita tarkastuksia, arviointeja ja konsultointeja kaikilta toimialoilta. Tarkastuksissa on painottunut vahvasti toiminnan kehittämisen näkökulma ja konsultoivalla lähestymistavalla on täydennetty perinteisiä varmistustehtäviä. Sisäinen tarkastus on osallistunut sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevan ohjeistuksen ja sääntöjen uudistamiseen sekä riskienhallintaprosessin arvioimiseen ja kehittämiseen. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan uudistetut ohjeet sekä toimintatavat on koulutettu keskitetysti kaikille toimialoille sekä liikelaitoksille sisäisen tarkastuksen toimesta. Sisäinen tarkastus on osallistunut aktiivisesti myös asiantuntijana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmän työskentelyyn sekä riskiarviointien, raportoinnin ja seurannan kehittämiseen ja koordinointiin.
Kuluneella tilikaudella tehtyjen tarkastusten, arviointien ja konsultoinnin tavoitteena oli hyvän johtamis- ja hallintotavan tukeminen sekä riski- ja valvontatietoisuuden lisääminen. Kaikilta osin tavoitteena oli varmistua, että toimintoihin on sisällytetty riittävät sisäisen valvonnan toimenpiteet ja kontrollit sekä varmistaa soveltuvan lainsäädännön, määräysten ja ohjeiden sekä tehtyjen päätösten noudattaminen. Kukin tarkastuskokonaisuus on käyty läpi tarvittavassa laajuudessa perehtyen muun muassa soveltuvaan lainsäädäntöön, sääntöihin ja ohjeisiin, sopimuksiin sekä tehtyihin päätöksiin, vastuunjakoon ja valtuuksiin, tarvittaviin toimintaprosesseihin ja toimintatapoihin, järjestelmiin sekä kirjanpito- ja tositeaineistoon.
Tarkastuksissa esille tulleiden havaintojen perusteella on tehty suosituksia korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Edelleen suositusten perusteella tarkastuskohteiden vastuuhenkilöt ovat muodostaneet toimenpidesuunnitelman. Vuoden kuluessa sisäinen tarkastus on seurannut tarvittavien korjaavien toimenpiteiden toteuttamista. Tämän toimenpideseurannan perusteella voidaan todeta, että tarkastuskohteiden vastuuhenkilöt ovat pääasiallisesti reagoineet tehtyihin havaintoihin ja niiden pohjalta annettuihin suosituksiin viipymättä ja korjaavia toimenpiteitä on toteutettu kiitettävästi. Joiltakin osin annettuja suosituksia ei ole kuitenkaan huomioitu ja korjaavat toimenpiteet ovat edelleen toteuttamatta. Nämä asiat on saatettu johdon tietoon jatkotoimenpiteitä varten.
Kaupunginhallituksen kokonaisarvio
Arvioitaessa kaupunkikonsernin valvontaympäristöä kokonaisuutena, muodostaa se hyvän pohjan sisäiselle valvonnalle. Valvonnan vastuut ja organisaatiotason kontrollit on määritelty kuntalain edellyttämällä tavalla. Valvontavastuu sekä sisäisen valvonnan merkitys on tiedostettu entistä paremmin ja sen toimivuuteen ja tehokkuuteen on panostettu. Ohjeistus on päivitetty ja yhtenäiset toimintatavat sekä työkalut otettu käyttöön. Seurantaa ja raportointia on tehostettu aktiivisen ohjausryhmätyöskentelyn kautta. Käytännön osaamista sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä vastuista ja toimenpiteistä on vahvistettu perehdyttämällä ja kouluttamalla esimiehiä, henkilöstöä ja luottamushenkilöitä. Ennakoivampaan lähestymiseen on pyritty entistä vuorovaikutteisemmalla toimintatavalla.
Kaupunginhallituksen arvion mukaan kaupungin hallintoa on pääsääntöisesti hoidettu toimintaa velvoittavien lakien ja säännösten sekä hyvän hallinto- ja johtamistavan mukaisesti. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on olennaisilta osiltaan toimivaa ja asianmukaisesti järjestetty ja ne tuottavat kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta ja lainmukaisuudesta.