Suunnittele onnistunut tapahtuma

Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta riippumatta tapahtuman koosta tai luonteesta, tapahtuman järjestämisprosessi kulkee samaa reittiä. Tapahtuma on kuin projekti, jonka osa-alueiden järjestelmällinen läpikäynti vaikuttaa lopputulokseen. Tapahtuman suunnittelun voi aloittaa keskittymällä seuraaviin asioihin:

1. Tapahtumakonseptin ideointi
2. Vastuutahojen organisointi
3. Tapahtumapaikan valinta
4. Budjetointi
5. Markkinointi
6. Tiedottaminen
7. Turvallisuusasioista huolehtiminen
8. Vakuutukset
9. Tapahtuman toteutus
10. Tapahtuman jälkeen, raportointi ja arviointi

1. Huolellisella ideoinnilla ja suunnittelulla saadaan aikaan onnistunut lopputulos. Hyvin mietitty kohderyhmä ja sille sopiva tapahtuman sisältö tulee miettiä ensin, jotta tapahtuman vaatimia muita tarpeita voidaan lähteä suunnittelemaan, kuten esimerkiksi sopivaa tapahtumapaikkaa.

2. Tapahtuma on kuin projekti ja tapahtumalle onkin hyvä nimetä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti. Vastuuta on hyvä jakaa myös erilaisille työryhmille, esim. mahdollisille yhteistyökumppaneille.

3. Tapahtumapaikan valinta on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Paikan valintaan vaikuttavat tapahtuma-aika, sijainti, infrastruktuuri, kulkuyhteydet, tavoitettavuus, oheis- ja majoituspalvelut, paikan luonne sekä vuokrakustannukset. Jyväskylässä on mahdollista järjestää monipuolisia tapahtumia ja tiloja löytyy mm. urheilutapahtumien, konserttien, erilaisten festivaalien ja ulkoilmatapahtumien järjestämiseen.

Vinkki! Jyväskylän karttapalvelusta löytyy erilaisia teemakarttoja ja lisätietoja mm. linja-autoreiteistä, pyöräily- ja ulkoilureiteistä, tapahtumapaikkojen- koulujen yms. sijainneista. Karttapalvelussa on lisäksi erilaisia karttoja, joita voi käyttää myös tapahtuma-alueen suunnitelmapiirustuksen pohjana.

4. Tapahtuman budjetointi on syytä tehdä tarkoin ja aikaisessa vaiheessa. Suunnittelussa on huomioitava mm. tapahtuman kohderyhmä, tapahtumapaikka, rakenteet, tekniikka, ohjelma, henkilöstö, markkinointi jne.

Tapahtuman organisaatio ja talous

5. Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen. Kartoituksen avulla voidaan valita mainontakeino niin, että se täsmää halutun kohderyhmän kanssa. Yleisötapahtuman markkinoinnissa ja tiedotuksessa käytetään yleensä monipuolista mediavalikoimaa: esimerkiksi julisteet, esitteet, flyerit, sanomalehdet, radio- ja televisiokanavat, sosiaalinen media, erilaiset tempaukset ja ns. sissimarkkinointi.

Tapahtumamarkkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja sitä tulee jatkaa aina tapahtuman alusta loppuun saakka ja mielellään myös tapahtuman jälkeenkin. Perusteellisesti tehdyllä markkinointisuunnitelmalla tavoittaa laajemman yleisön ja hyvä suunnitelma helpottaa varsinkin tapahtuman lähestyessä, jolloin tiedotus ei jää tapahtumakiireiden vuoksi vajaaksi.

Vinkkejä markkinointiin

6. Tapahtumasta tiedottaminen

Lupien ja ilmoitusten lisäksi tapahtumasta on tiedotettava eri tahoja. Tiedottamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tapahtumasta on tiedotettava kaikkia niitä tahoja, joiden toimintaan tapahtumalla voi olla vaikutuksia, mutta joille ei erillistä lupahakemusta tai ilmoitusta tehdä. Näin tapahtumajärjestäjä välttyy mahdollisilta väärinkäsityksiltä.

7. Turvallisuudesta on huolehdittava ja laadittava pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, joka tulee hyväksyttää myös poliisilla. 

Tapahtuman järjestämisessä tulee huomioida monia erilaisia turvallisuuteen liittyviä asioita;

• ihmiset ja henkilöturvallisuus
• tilat ja ympäristö
• henkilömäärä
• turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat
• tapahtuman viestintä ja tiedonkulku
• varautuminen poikkeustilanteisiin
• tietoturvallisuus, esim. langattomien yhteyksien tietosuoja

Turvallisuus ja esteettömyys

8. Vakuutukset

Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu on tapahtuman järjestäjällä. Yritysten tai yhdistyksien yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle sattuneet vahingot. Suosittelemme, että tapahtumajärjestäjä  selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Vastuuvakuutus 
Vastuuvakuutuksen tarkoituksena on antaa suojaa vakuutuksenottajalle mahdollisen vahingonkorvausvelvollisuuden varalta. Vastuuvakuutus korvaa toiminnassa toiselle osapuolelle aiheutetun henkilö- ja esinevahingon, josta vakuutuksenottaja on oikeuden mukaan vastuussa. Vakuutus peittää järjestäjän vastuun mm. järjestyksenvalvonnan tai muun turvallisuustoimen riittämättömyydestä sekä tapahtumapaikan, sen rakenteiden ja laitteiden tai kalusteiden puutteellisesta kunnosta. Vakuutus ei korvaa tapahtumajärjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. 

Tapaturmavakuutus 
Tapahtuman järjestämisessä on mukana paljon ihmisiä ja heillekin saattaa tapahtuman aikana sattua vahinkoja. Laki määrää tapahtumanjärjestäjää maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta henkilökunnasta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta se on suositeltavaa.

Esineiden vakuuttaminen
Tapahtumassa voi olla myös erilaisia arvoesineitä esim. äänentoistolaitteet ja instrumentit, jotka voivat olla arvokkaita. Jokaisen arvoesineen vastuusta on hyvä sopia erikseen.

9. Tapahtuman toteutus

Tapahtuman aikana järjestäjän ja henkilökunnan tulee huolehtia seuraavista asioista:

• Sähkön ja veden tarve
• Esitystekniikka
• Ympäristön siisteys 
• WC-tilojen siisteys
• Ensiapu
• Selkeät ja näkyvät opasteet
• Löytötavarat

10. Tapahtuman jälkeen on syytä käydä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä on parantamisen varaa. Arviointi kohdistuu toimintaan ja toimenpiteisiin.

Tapahtumasta vastaavat henkilöt analysoivat palautteen, jotta tehdyt virheet voidaan korjata ennen seuraavan tapahtuman suunnittelua. Huolellinen raportointi on kullanarvoista tietoa seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä. 

Arviointitilaisuuteen on hyvä kutsua kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuneet tahot: oma väki, yhteistyökumppanit ja talkooväki. Näin kaikki voivat kertoa, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Tällaisella yhteistyöllä saadaan aikaan merkittävää kehittymistä suunniteltaessa seuraavan vuoden tapahtumaa. Arviointi voidaan toteuttaa myös palautekyselyllä. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on hyvä päättää arvioinnin aikataulusta, kenelle palautteen keruu kohdistetaan ja miten palaute kootaan.