Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman purkaminen

Tapahtuman päätyttyä on vielä monta asiaa tehtävänä. Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta sekä mahdollisen esiintymislavan ja muiden rakenteiden purkamisesta, vuokra- ja lainavälineiden palauttamisesta jne. Ennen tilaisuutta on ollut hyvä sopia, ketkä vastaavat purkamisesta ja millä aikataululla.

Tapahtuman arviointi

Tapahtuman jälkeen on syytä käydä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä on parantamisen varaa. Arviointi kohdistuu toimintaan ja toimenpiteisiin. Tapahtumasta vastaavat henkilöt analysoivat palautteen, jotta tehdyt virheet voidaan korjata ennen seuraavan tapahtuman suunnittelua. Huolellinen raportointi on kullanarvoista tietoa seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä.

Arviointitilaisuuteen on hyvä kutsua kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuneet tahot: oma väki, yhteistyökumppanit ja talkooväki. Näin kaikki voivat kertoa, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Tällaisella yhteistyöllä saadaan aikaan merkittävää kehittymistä suunniteltaessa seuraavan vuoden tapahtumaa. Arviointi voidaan toteuttaa myös palautekyselyllä. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on hyvä päättää arvioinnin aikataulusta, kenelle palautteen keruu kohdistetaan ja miten palaute kootaan.

Jälkimarkkinointi

Kiitoksen ilmaiseminen tekijöille on aina tarpeen. Konkreettisilla toimenpiteillä voidaan varmistaa, että talkooväkeä on jatkossakin. Myös yhteistyökumppaneiden muistaminen ja kiittäminen tulee suorittaa mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen. Jos järjestät kiitostilaisuuden, saattaa jokin kiitoslahja tilaisuudesta olla paikallaan ja toimia samalla myös hyvänä jälkimarkkinointina. Yhteistyökumppaneita voi kiittää myös esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia nettisivujen kautta.

Tapahtuman sosiaalinen media kannattaa pitää mukana vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin, varsinkin jos kyse on toistuvasta tapahtumasta. Kaikenlaiset kontaktipyynnöt ja lisätietokyselyt kannattaa huomioida heti tapahtuman jälkeen. Tapahtuman jälkihoito tulisi aloittaa viimeistään kolme päivää tapahtuman jälkeen ja se kannattaa suunnitella ja nimittää vastuuhenkilö.

Anna palautetta

Jyväskylän kaupunki kerää alueella järjestetyistä tapahtumista palautetta. Tapahtumatoimintaa halutaan näin kehittää entistä paremmaksi. Suurten tai muuten merkittävien tapahtumien järjestäjille toimitetaan tapahtuman jälkeen kysely sähköpostitse, johon palautetta on mahdollista antaa.

Palautetta voi antaa myös kaupungin Palaute-sivuston kautta -> valitse aiheeksi Tapahtuman järjestäminen