Tapahtuman suunnittelu

Selkeä kohderyhmä ja sopiva sisältö luovat pohjan sujuvalle tapahtumasuunnittelulle – ideoinnista aina sopivan tapahtumapaikan valintaan asti.

Tapahtumapaikoista löydät yksityiskohtaisemmat ohjeistukset.

Tapahtumapaikat

Selvitä, onko samaan aikaan muita tapahtumia. Katso tapahtumakalenterista tai kysy Jaana Ruposelta, [email protected]. Muista lisätä oma tapahtumasi hyvissä ajoin tapahtumakalenteriin!

Tapahtuman budjetoinnissa on huomioitava mm. tapahtuman kohderyhmä, tapahtumapaikka, rakenteet, tekniikka, ohjelma, henkilöstö ja markkinointi.

Voit myös hakea kaupungin avustuksia ja kumppanuutta.

Avustukset ja yhteistyö

Suurtapahtumissa voit neuvotella Jyväskylän seudun joukkoliikenteen Linkin kanssa lisävuoroista tai lippuyhteistyöstä. Yhteyshenkilö: joukkoliikennesuunnittelija puh. 050 461 7119.

Tapahtumien järjestäminen edellyttää erilaisten lupien hankkimista ja ilmoitusten tekemistä. Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta, kävijämäärästä ja tapahtumapaikasta. 

Tapahtumaluvat

Vinkkejä tapahtumamarkkinointiin Jyväskylässä

Tapahtumasta on tiedotettava eri tahoja, esimerkiksi tapahtuman lähialueen asukkaita, joille ei erillistä lupahakemusta tai ilmoitusta tehdä. 

Tiedottamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä.

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia tapahtuman järjestämiseen liittyvistä vakuutuksista.

Vastuuvakuutus 
Vastuuvakuutus suojaa tapahtuman järjestäjää tilanteissa, joissa hän on lain mukaan korvausvelvollinen toiselle aiheutetusta henkilö- tai esinevahingosta. Vakuutus kattaa muun muassa puutteellisen turvallisuuden sekä tapahtumapaikan, rakenteiden tai kalusteiden kuntoon liittyvät riskit. Se ei korvaa järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle aiheutuneita vahinkoja.

Tapaturmavakuutus 
Tapahtumassa on mukana paljon ihmisiä, ja vahinkoja voi sattua. Lain mukaan tapahtuman järjestäjän on vakuutettava palkattu henkilökunta tapaturmien varalta.

Talkooväen vakuuttaminen ei ole pakollista, mutta sitä suositellaan.

Ovathan nämä asiat jo kunnossa?

• Sähkö ja vesi
• Ympäristön siisteys
• WC-tilat
• Turvallisuus ja esteettömyys
• Selkeät ja näkyvät opasteet

Muistathan vastata Jyväskylän kaupungin palautekyselyyn, jotta voimme kehittää tapahtumatoimintaa.

Tapahtumakaupunki Jyväskylän palautekysely tapahtumajärjestäjille