Organisaatio ja talous
Organisaatio ja tehtävävastuut vaihtelevat paljon tapahtumien mukaan, mutta selkeä tehtävien jako ja tiedonkulku ovat tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta. Tapahtumalla on oltava yksi nimetty vastuuhenkilö tai projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaan. Erilaisia työryhmiä kannattaa hyödyntää vastuujaossa ja mahdolliset yhteistyökumppanit voivat osallistua jonkin osa-alueen tekemiseen tai kustannuksiin. Tehtäväkokonaisuudet voivat olla esimerkiksi tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen, talouden suunnittelu, ohjelmien suunnittelu, tapahtumapaikkojen ja -välineiden järjestäminen tai ruokailujen suunnittelu
Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja taloutta täytyy pystyä seuraamaan reaaliaikaisesti, jotta on mahdollista tehdä tarvittavia korjausliikkeitä.
Pelkistetty tapahtuman budjettimalli
Tulot
- pääsylipputulot
- yhteistyökumppanit
- oma rahoitus
- oheismyynti
Kulut
- palkat ja palkkiot
- paikan vuokrakulut
- markkinointikulut
- muut järjestelykulut
Avustukset
Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa talouden kohdalla miettiä mahdollisia avustuksia tapahtuman järjestämiseen.
Kulttuuri-, nuoriso- ja kansalaistoiminnan kohdeavustusta voivat hakea rekisteröidyt yhdistykset ja erilaiset ryhmät, esim. työryhmät, yhteisöt ja toimintaryhmät. Lisäksi kulttuuriavustuksia voivat hakea yksityiset henkilöt. Liikunnan kohdeavustuksia myönnetään vain rekisteröidyille yhdistyksille. Kohdeavustusta voi hakea kohdennettuun tapahtumaan, toimintaan, projektiin tai hankkeeseen.
Toiminta-avustusta voivat hakea Jyväskylään rekisteröidyt yhdistykset ympärivuotiseen toimintaan. Avustus on tarkoitettu yhdistyksen hakemuksessaan esittämän toimintasuunnitelman mukaisiin menoihin. Avustushakemus on jätettävä etukäteen ennen esim. tapahtuman tai hankkeen toteutusta.
Lisätietoa Jyväskylän kaupungin avustuksista
Tapahtumayhteistyö Jyväskylän kaupungin kanssa
Jyväskylän kaupunki on kumppanina monissa kaupungissa järjestettävissä tapahtumissa. Esitä suunnitelmasi tapahtumasi järjestämisestä Jyväskylässä, niin voimme yhdessä ryhtyä rakentamaan mahdollista kumppanuutta ja yhteistyösopimusta. Sopimuksessa määritellään molempien osapuolien vastuut ja velvollisuudet, joiden mukaisesti yhteistyötä tehdään.
Hae yhteistyökumppanuutta täyttämällä alla oleva sähköinen lomake. Tapahtuma arvioidaan seuraavilla perusteilla:
- Strategianmukaisuus
- Taloudellinen vaikuttavuus
- Näkyvyys
- Vastuullisuus
- Sosiaalinen vaikuttavuus
- Uutuusarvo ja kasvupotentiaali
Voit myös olla suoraan yhteydessä emmi.palokangas(at)jyvaskyla.fi tai jaana.ruponen(at)jyvaskyla.fi.
Yhteydenottolomake tapahtumayhteistyöstä Jyväskylän kaupungin kanssa