Urheilutapahtuman järjestäminen
Urheilutapahtumien järjestämiseen liittyy paljon ennakkosuunnittelua, lupien hakemista, aikataulujen huomioimista ja tiedottamista. Listasimme avuksesi tärkeimmät toimenpiteet ja ohjeet, jotta suunnittelu olisi mahdollisimman stressitöntä eikä aikaa kulu turhaan selvittelyyn.
Ohjeita lajiliitoille
Erityisesti SM-tasoisia tai kansainvälisiä tapahtumia suunnitellessa alussa tärkeintä on yhteisen tapahtumatahdon löytäminen. Kaupungin johto tapaa mielellään lajiliittojen ja seurojen edustajia yhteisen maaperän rakentamiseksi. Kaupungin tahtona on tukea urheilutapahtumia auttamalla löytämään sopivat tilat tapahtuman järjestämiseen sekä paikalliseen verkostoitumiseen. Kaupunki voi myös tukea tapahtumajärjestelyissä tapahtuman ajankohdasta ja luonteesta riippuen. Sopimuksiin määritellään tarkasti, mikä on kenenkin vastuulla ja miten kaupungin mahdollinen tuki kohdistetaan.
Tervetuloa tutustumaan Jyväskylään
Lajiliittojen edustajia kiinnostaa luonnollisesti, millaiset puitteet ja olosuhteet Jyväskylä tarjoaa onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi. Erityisesti isojen tapahtumien suunnitteluvaiheessa järjestämme usein “tapahtumapaikka-auditin”, jossa käydään yhdessä läpi tapahtumapaikkojen olosuhteet ja kunto sekä mahdolliset investointitarpeet. Kaupunki sitoutuu toteuttamaan ne tapahtumapaikkainvestoinnit, mitä yhteiseen sopimukseen määritellään.
Sivuillamme on esitelty suosituimmat urheilutapahtumapaikat sekä osa valtakunnallisista ja kansainvälisistä tapahtumista, joita Jyväskylässä säännöllisesti järjestetään.
Katso suosituimmat liikunta- ja urheilutapahtumapaikat
Apua hakemiseen: "intention letter" ja "bid book"
Olemme kaupunkina aktiivisesti tukemassa SM- ja KV-tasoisten tapahtumien järjestämistä. Autamme seuroja ja lajiliittoja kansainvälisten tapahtumien hakemisessa, esimerkiksi ensivaiheen hakemuksen (intention letter) kirjoittamisessa sekä bid bookien suunnittelussa tarjoamalla kaupunkia koskevia sisältöjä ja olosuhdetietoja (tapahtumapaikkakuvaukset, liikenneyhteydet, majoitus, oheisohjelma).
Tapahtumien samanaikaisuuden välttäminen
Tapahtuma-ajankohdan valintaan vaikuttaa moni asia. Sopivan tapahtuma-ajankohdan haarukointi niin, ettei se osu päällekkäin toisen, vielä julkaisemattoman tapahtuman kanssa, onnistuu ottamalla meihin yhteyttä.
Ohjeita paikallisille seuroille
Päävastuu urheilutapahtuman käytännön järjestelyistä on usein paikallisella urheiluseuralla. Olemme mielellämme tukemassa ja auttamassa tapahtuman ennakkovalmisteluissa. Moni asia selviää kysymällä, joten ota meihin rohkeasti yhteyttä!
Tapahtumapaikkojen varaaminen
Tärkeimmät urheilutapahtumapaikat on esitelty tapahtumapaikka-sivuilla. KV- ja SM-tasoisten tapahtumien osalta sopiva ajankohta ja tapahtumapaikat varataan hyvissä ajoin. Pienempien tapahtumien osalta tapahtumatilojen varaaminen onnistuu tarvittaessa myös suoraan sähköisesti Timmi-varausjärjestelmän kautta, josta näkee esimerkiksi tapahtumapaikan tämänhetkisen varaustilanteen. Voit kuitenkin olla meihin yhteydessä milloin vaan ja autamme sopivien vaihtoehtojen kartoituksessa ja varaamisessa.
Tapahtuman vaatimat suunnitelmat ja luvat
Urheilutapahtuman järjestäminen edellyttää useita erilaisia ilmoituksia, suunnitelmia ja lupia. Lupahakemukset kannattaa tehdä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, noin 4–6 kk ennen tapahtumaa. Tarvittavat tapahtumaluvat riippuvat tapahtuman luonteesta ja sijainnista.
Yleisimmät tarvittavat luvat, suunnitelmat ja ilmoitukset
- Ulkotapahtumien alueenkäyttölupa maanomistajalta
- Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Katso lisätietoja, ohjeet ja mallipohja Keski-Suomen Pelastuslaitoksen sivuilta.
- Liikennejärjestelysuunnitelma
- jätehuoltosuunnitelma
- ilmoitus yleisötapahtumasta
- meluilmoitus
- elintarvikkeiden tarjoilu tai myynti
- mahdolliset ilotulitus- tai pyroteknisten laitteiden käyttöilmoitukset
- tilapäinen anniskelulupa
- tapahtumalupa (musiikin esittäminen)
Katso lisätietoja urheilutapahtuman vaatimista luvista. Apua kaikkiin edellä mainittuihin asioihin saat kaupunkirakenteen neuvonnasta tai kaupungin e-asioinnin sivuilta.
Muut
- tilapäinen sähkö tilataan Alva-yhtiöiltä.
Paikallinen tapahtumamarkkinointi
Tapahtumamarkkinoinnissa kannattaa huomioida myös paikalliset sosiaalisen median kanavat ja kaupungin ja Keskisuomalaisen maksuttomat tapahtumakalenterit.
Vinkkejä tapahtumajärjestäjän ja palveluntuottajien yhteistyöhön
Onko sinulla oheispalvelu, joka sopisi osaksi Jyväskylässä järjestettävää urheilutapahtumaa? Tai haluaisitko tehdä yhteistyötä paikallisten matkailutoimijoiden kanssa tapahtuman elämyksellisyyden lisäämiseksi?
Urheilutapahtumille on tehty yhteistyöalusta, josta löydät paikallisia kumppaneita mm. tapahtumajärjestämisen tueksi. Alustalta löydät laajasti tietoa urheilutapahtumajärjestämisestä, mm. ohjeistuksia ja pohjia markkinointiin ja kansainvälistymiseen sekä tapahtumien hakemiseen. Jos haluat liittyä alustalle, laitathan pyynnön alustalle liittämisestä: joni.oksanen(at)jyvaskyla.fi.
Urheilutapahtumien yhteydessä toimivat kaupalliset toimijat neuvottelevat ja tekevät yhteistyösopimuksen suoraan tapahtumajärjestäjän kanssa. Tarvittaessa autamme selvittämään oikean henkilön, johon olla yhteydessä. Olemme myöskin koostaneet vinkkilistan, jolla pääsee nopeasti alkuun yhteistyössä.