3. Dokumentointisuunnitelma

Tavoitteet tiedoksi

Kirjallinen suunnitelma kokoaa dokumentoitavan aiheen tiedot ja tallennuksen tavoitteet. Erityisen tärkeä suunnitelma on ryhmätyönä tehtävissä dokumentoinneissa, jotta tavoitteet ja työnjako tulevat kaikille selväksi.

Huolellinen suunnittelu auttaa ennakoimaan työmäärää, dokumentoinnin vaatimuksia sekä mahdollisia haasteita. Suunnittelussa voi myös varautua ongelmatilanteisiin ja pohtia niiden vaikutusta tallennukseen.

Suunnitelman rakenne

Suunnitelmaan kuuluu dokumentoitavan aiheen määrittelyn ja rajausten täsmentäminen sekä tallennuksen vaatimien resurssien ja aikataulun arviointi.
Suunnitelma kartoittaa lisäksi dokumentoinnissa tarvittavia menetelmiä, laitteita ja etukäteen sovittavia lupa-asioita. Myös tallennuksen yleiset tavoitteet on hyvä kirjoittaa muistiin.

Dokumentointisuunnitelmassa pohdittavia keskeisiä kysymyksiä ovat:

• Mitä tallennetaan?
• Missä ja milloin tallennetaan?
• Miten tallennus toteutetaan?
• Miksi aihe dokumentoidaan?

Esimerkki dokumentointisuunnitelman sisällöstä:

1. Kohteen määrittely: ilmiö / tapahtuma / paikka / henkilö tai henkilöt

2. Tavoitteet: miksi dokumentointi tehdään, mitä sillä tavoitellaan?

3. Näkökulma: rajaukset, kohdennukset

4. Tallennuksen resurssit: työvoima, budjetti, ongelmatilanteet

5. Aikataulu: toteutusaika, muut sovitut ajankohdat, aikaväli

6. Toteuttajat: henkilö, työryhmän jäsenet ja heidän roolinsa

7. Dokumentointipaikka: osoite tai muu paikkatieto

8. Tallennusmenetelmät ja laitteet

9. Luvat ja sopimukset: lupien kohteet ja vastuuhenkilöt

10. Tiedotus: vastuuhenkilö ja tiedotussuunnitelma

Museo opastaa ja neuvoo tarvittaessa suunnitelman laatimisessa. Katso yhteystiedot.