6. Aineistojen käsittely ja säilyttäminen
Aineistojen käsittely
Nykyajan dokumentoinnin tavoitteena on aiheeseen liittyvien aineistojen ja tiedon kerääminen. Tallennuksessa syntyy erityyppisiä dokumentteja, kuten valokuvia, haastattelutietoja, kyselylomakkeita tai havainnointipäiväkirjoja.
Aineistoja käsitellään huolellisesti ja järjestelmällisesti, jotta ne eivät vahingoitu ja että aineistoihin liittyvät tiedot säilyvät. Lupatiedot säilytetään aineistojen yhteydessä.
Tietosuojalainsäädännön alaisia tietoja sisältäviä aineistoja käsitellään erityisen huolellisesti, etteivät tiedot päädy ulkopuolisten käsiin. Digitaalisten tiedostojen varmuuskopioinnista huolehditaan heti aineistojen valmistumisen jälkeen.
Dokumentointiaineistojen säilyttämisvastuu on hyvä sopia jo työn alkuvaiheessa. Minne aineisto tallennetaan ja kuka siitä vastaa? Minne aineisto siirretään esimerkiksi yhdistyksen toiminnan päätyessä?
Tavoitteena pitkäaikainen säilyminen
Museoissa dokumentointitietoa säilytetään pysyvästi. Mikäli aineistoa säilytetään vain määräajan, tieto hävitysajasta kirjataan dokumentoinnin tietoihin.
Tallennuksessa syntyvien fyysisten dokumenttien, kuten esineiden, valokuvavedosten tai paperiasiakirjojen, säilyminen turvataan käyttämällä pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvia, aineistoille turvallisia säilytysmateriaaleja. Lisäksi huolehditaan oikeista ja turvallisista säilytysolosuhteista.
Erityyppiset aineistot säilyvät parhaiten, kun olosuhteet pysyvät tasaisina. 18 - 20 Celsius-asteen lämpötila ja 30 - 50 prosentin suhteellinen kosteus sopii useimmille aineistotyypeille. Lisätietoja säilytysmateriaaleista ja säilytysolosuhteista voi kysyä Keski-Suomen museosta.
Valokuvavedosten ja filminegatiivien käsittelyssä käytetään puuvillahansikkaita sormenjälkien estämiseksi. Puuvillahansikkaat soveltuvat myös muiden hauraiden aineistojen käsittelyyn.
Fyysiset dokumentit voidaan säilyttää sellaisinaan tai digitoida myöhemmin. Digitoinnilla tarkoitetaan analogisten aineistojen muuttamista sähköisiksi tiedostoiksi. Digitointia tehdään mm. skannaamalla ja digitaalikuvaamisella.
Digitaalisten aineistojen säilyttäminen
Yhä suurempi osa aineistoista syntyy ja säilytetään digitaalisina tiedostoina. Digitaalisissa aineistoissa tieto säilyy sähköisessä muodossa. Laitteiden ja ohjelmistojen muuttuessa on huolehdittava aineistojen konvertoinnista, jotta digitaalinen tieto pysyy käytettävänä ohjelmistojen ja tietojärjestelmien muuttuessa.
Digitaalisille aineistoille on määritelty pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvat tiedostomuodot. Alkuperäisen aineistojen tallentaminen tällaiseen muotoon helpottaa digitaalisen aineistojen säilymistä käytettävänä.
Pitkäaikaiseen säilyttämiseen soveltuvia tiedostomuotoja ovat mm.
Tekstitiedostot: teksti/plain, PDF/A, HTML, XML, XHTML, ODF. EPUB, CSV
Äänitiedostot: WAV, MPEG-4 AVC, FLAC, BWF, AIFF
Kuvatiedostot: DNG, TIFF; JPEG; JP2, PNG
Liikkuva kuva: JPG 2000 sekvenssi, DPX, MPEG-4 AVC
Verkkoarkistot: WARC
Sähköiset kyselyaineistot: CSV
Pysyvästi säilytettävien tiedostomuotojen tiedostokoot ovat suuria. Tiedostojen säilyttämiseen täytyy varata riittävästi kovalevy- tai palvelintilaa. Muistitikut tai CD-rom -levyt eivät ole ainoastaan riittävä pysyvän säilytyksen muoto. Aineistot tulee tallentaa vähintään kahteen paikkaan.
Pysyvistä tiedostoista voidaan myöhemmin tuottaa kevyempiä katselu- ja kuuntelutiedostoja.
Digitaaliset tiedostot nimetään selkeästi ja systemaattisesti, jotta tietosisältö on löydettävissä. Nimeämisessä tärkeää on johdonmukaisuus. Numeraalista merkintää voi täydentää sanallisella selityksellä.