Asiakkaan oikeudet rekisteritietoihin ja tietopyynnön tekeminen

Oikeus saada pääsy tietoihin

Asiakastietoja dokumentoidaan henkilörekisteriin. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Näin rekisteröidyllä on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Jos rekisteröidyn pyytää tietojaan nähtäväksi, rekisterinpitäjän on toimitettava hänelle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Mikäli asiakkaalla on pääsy asiointijärjestelmään, on tietojen tarkastus helpointa tehdä itse järjestelmään kirjautumalla. Mikäli asiakas ei itse pääse omiin tietoihinsa, on tietojen tarkastuspyyntö mahdollista tehdä tietopyyntölomakkeella. Lomake toimitetaan täytettynä ja omakätisellä allekirjoituksella varustettuna kaupungin kirjaamoon. Lomakkeella on mahdollisuus pyytää nähtäväksi myös huolettavansa tietoja, mikäli tietojen saamiseen on oikeus. Tarkastusoikeus on maksutonta kerran vuodessa.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä rekisteröidyn pyynnöstä näissä tilanteissa:

  • Tietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle
  • Oikeus saada jäljennös tiedoista vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tietopyynnöt toimitetaan lomakkeissa ilmoitettuihin osoitteisiin. Asiakkaan ja potilaan oikeudet

Oikeus oikaista tietoja

Mikäli rekisteritiedoissa ilmenee virheitä, on rekisterinpitäjän omasta tai rekisteröidyn aloitteesta korjattava virheellinen tieto. Useissa asiointijärjestelmissä asiakas voi itse korjata omat yhteystietonsa. Mikäli tietojen korjaaminen itse ei onnistu, tulee rekisteröidyn toimittaa tietojen korjauspyyntö henkilökohtaisesti perustellen tietopyyntölomakkeella. Lomake toimitetaan omakätisellä allekirjoituksella varustettuna kaupungin kirjaamoon.

Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöin määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Määräajan jatkaminen on perusteltava.

Jos rekisterinpitäjä katsoo, että tiedot eivät rekisteröidyn esittämistä näkemyksistä huolimatta ole käsittelyn tarkoituksen kannalta epätarkkoja tai virheellisiä, ei tietoja tarvitse oikaista. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tietojen oikaisupyynnöt toimitetaan lomakkeissa ilmoitettuihin osoitteisiin. Asiakkaan ja potilaan oikeudet

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan kaikki itseään koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Oikeus tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi.

Kaupunkimme palvelut perustuvat pääsääntöisesti lainsäädäntöön, jolloin rekisteröidyllä ei lähtökohtaisesti ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen lakisääteisen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Oikeutta ei pääsääntöisesti sovelleta Jyväskylän kaupungin henkilörekistereihin liittyen.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos

  • rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai
  • käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kun tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja. Vastustamisen jälkeen tietoja ei saa enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin. Kun tietoja käsitellään tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava. Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole, jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tai lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen.

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Kieltoon on kuitenkin poikkeuksia.

Selvitys omien henkilötietojen käsittelystä

Rekisteritietojen käsittelyä valvotaan tietosuojavastaavien toimesta säännöllisesti. Mahdollisen väärinkäytöksen ilmetessä ryhdytään kurinpidollisiin ja tarvittaessa rikosoikeudellisiin toimiin. Rekisteröidylle ilmoitetaan, mikäli hänen tietojaan on käsitelty asiattomasti. Mikäli rekisteröity kokee, että hänen tietojaan on käsitelty oikeudettomasti, hän voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan, joka tekee selvityksen mahdollisesta väärinkäytöksestä. Tarkastus tehdään korkeintaan kahden vuoden takaisiin tietoihin, ellei rekisteröidyllä ole täsmennettyä epäilyä ja ajankohtaa mahdolliselle väärinkäytökselle. Selvityksestä annetaan kirjallinen vastaus.

Asianosaisen tiedonsaantioikeus salassa pidettävään tietoon

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tiedonsaantioikeus voi tällöin ulottua myös toisen henkilön salassa pidettäviin tietoihin. Asianosainen voi olla edunvalvoja, omainen tms. Asianosaisen tiedonsaantioikeutta ohjaa Julkisuuslaki (11–12§).

Asianosainen esittää tietopyyntönsä kirjallisesti ja perustellusti ”Lomake Asianosaisen tietopyyntö” -lomakkeella. Pyynnössä on selvitettävä asianosaisasema sekä perustelut tietojen saantiin ja tietojen käyttötarkoitus. Asianosainen ei saa käyttää luovutettuja salassa pidettäviä tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen.

Lomakkeet

Lomakkeen voi tulostaa itse tai noutaa täytettävä paperilomake seuraavista pisteistä:

  • Palvelupiste Hannikainen, Hannikaisenkatu 17, 40100 Jyväskylä
  • Kaupungintalon aulapalvelut, Vapaudenkatu 32, 40100 Jyväskylä
  • Jyväskylä-Info, Asemakatu 7, 40100 Jyväskylä
  • Korpilahden Asiointipiste, Virastokuja 2, 41800 Korpilahti
  • Tikkakosken Asiointipiste, Kirkkokatu 3, 41160 Tikkakoski

Sivistyksen toimialan tietopyyntölomake (pdf)

Konsernihallinnon tietopyyntölomake (pdf)
Kaupunkirakenteen toimialan tietopyyntölomake / tarkastusoikeus (pdf)

Kaupunkirakenteen toimialan tietojen oikaisupyyntö -lomake (pdf)

Asianosaisen tietopyyntölomake (pdf)
Perusturvan Potilaan oikeudet