Liikelaitokset, riskienhallinnan toteutuminen 2018
Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä
Tilapalvelu -liikelaitos
Tilapalvelu -liikelaitoksen johtoryhmä seuraa ja arvio riskienhallintaa ja sen kattavuutta säännöllisesti ja dokumentoi kolmannesvuosittain käyttäen riskien arvioinnin, seurannan ja raportoinnin tueksi laadittua kaupungin yhdenmukaista työkalua. Sisäilmariskistä on laadittu oma raportti, joka käsitellään kuukausittain johtoryhmässä ja kolmannesvuosittain Tilapalvelun johtokunnassa. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.
Strategiset ja taloudelliset riskit
Palvelutilojen kapasiteetin riittävyys ja investointihankkeiden priorisointi: Riskiä hallitaan vuosittaisella perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen palvelualueiden kanssa yhdessä tehtävällä palveluverkkoprosessilla sekä riittävällä resursoinnilla talonrakennushankkeisiin ja vuosikorjauksiin. Investointihankkeiden priorisointia valvotaan Tilapalvelun, toimialojen ja palvelualueiden johdon yhteiskokouksissa sekä kaupungin luottamuselimissä talonrakennuksen investointiohjelman käsittelyssä. Perusturvan toimialan tilaratkaisuiden mahdollisuudet ovat sote-uudistuksen lainsäädäntötilanteen johdosta rajoitettuja eikä palveluverkkosuunnittelua ole tästä syystä toimialalla tehty kolmeen vuoteen. Tämä johtaa siihen, ettei palveluja kyetä tuottamaan kaikilta osin määrällisesti ja laadullisesti tavoitteen mukaisessa toimintaympäristössä. Varhaiskasvatuksen palveluverkkoselvitys tehtiin 2018 ja perusopetuksen palveluverkkoselvitys käynnistyi syksyllä 2018 ja valmistuu keväällä 2019.
Merkittävänä riskinä on, että varhaiskasvatuksen osalta tilat eivät riitä tarpeisiin nähden johtuen palvelutarpeen kasvusta. Tilanne on aiheuttanut uusien lisätilojen rakentamistarpeen. Perusopetuksessa Keljonkankaan alueen koulutilat ovat kovalla kuormituksella ennen uuden koulun valmistumista.
Operatiiviset riskit
Kiinteistöjen sisäilmariski: Kiinteistöissä toimivat sisäilmaprojekti- ja seurantaryhmät ovat vähentyneet, mutta sisäilmaongelmat ovat monimuotoistuneet niissä kiinteistöissä, joissa toimii projektiryhmät.
Kiinteistöjen vajaakäyttöasteen hallinta: Kiinteistöjen vajaakäyttöasteen toteutuma oli 8,1 %, kun se vuonna 2017 oli 7,2 %. Toimintakauden aikana tyhjät tilat lisääntyivät n. 6.000 m2 (netto). Suurin lisäys johtuu Voionmaan koulukiinteistön ostamisesta kaupungille.
Pitkävaikutteisten sopimusten hallinta: Pitkävaikutteisia sopimuksia ovat vuokra-, palvelujenosto-, elinkaarihanke- ja energiatehokkuussopimukset.
Vahinkoriskit
Kiinteistöjen vahinkotapahtuma: Kiinteistöihin on toimintavuoden aikana kohdistunut yksittäisiä pieniä ilkivalta- ja vesivahinkotapauksia.
Kokonaisarvio
Edellä mainittuihin toimenpiteisiin viitaten voidaan todeta, että liikelaitoksen riskienhallinnassa on kokonaisuudessaan onnistuttu vähintäänkin kohtuullisesti. Kokonaisarvio perustuu tehtyihin toimenpiteisiin, tunnuslukujen toteutumiin sekä itsearviointiin.
Työterveys Aalto -liikelaitos
Työterveys Aalto -liikelaitoksen johtoryhmä on yhdessä arvioinut riskejä systemaattisesti, samoin toimenpiteitä niiden torjumiseksi. Iso riskinarviointi katselmus on pidetty helmikuussa 2018, sen jälkeen arviota on tarkasteltu kolmannesvuosittain. Riskinarviointi on ajan tasalla ja riittävän kattava ja se on toimenpiteineen dokumentoitu. Riskien arvioinnin, seurannan ja raportoinnin sekä dokumentoinnin tueksi on käytetty yhdenmukaista työkalua. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.
Työterveys Aalto -liikelaitoksessa on seurattu riskejä ja toteutettu johtoryhmässä määriteltyjä toimenpiteitä. Näistä on raportoitu johtoryhmän kokouksissa ja ne on kirjattu seurantamatriisiin. Toimenpiteiden vaikuttavuutta on seurattu säännöllisesti johtoryhmän kokouksissa. Työterveys Aalto -liikelaitoksen osalta riskienhallinta on onnistunut hyvin kaikilta muilta osin paitsi lääkäreiden rekrytointi ei ole tuottanut toivottua tulosta. Tilanne on ollut usean vuoden ajan samankaltainen. Muut todetut riskit (mm. peruskorjauksen tarpeessa olevat keskustan toimitilat, hoitovirheet, potilaskirjausten oikea-aikainen toteutuminen, tietosuojan toteutuminen) on onnistuttu hallitsemaan hyvin.
Kokonaisarvio
Työterveys Aalto -liikelaitoksen osalta riskienhallinta 2018 on onnistunut hyvin kaikilta muilta osin paitsi lääkäreiden rekrytointi ei ole tuottanut toivottua tulosta.
Talouskeskus -liikelaitos
Talouskeskus -liikelaitoksessa on ollut käytössään johtokunnan hyväksymä riskienhallintamalli, jonka avulla johtoryhmä säännöllisesti on arvioinut keskeiset riskit ja niihin varautumisen. Lisäksi isoissa kehittämisprojekteissa on ollut omat riskienhallintamenettelyt projektin ohjausryhmän johtamana. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa käsiteltiin johtokunnassa kaksi kertaa vuoden 2018 aikana. Vuoden 2018 aikana on riskien arvioinnin, seurannan ja raportoinnin sekä dokumentoinnin tueksi otettu käyttöön myös Jyväskylän kaupungissa käytettävä yhdenmukainen riskiarviointityökalu.
Talouskeskus -liikelaitoksessa sisäinen valvonta ja riskienhallinta kuuluvat osaksi päivittäistä toimintaa. Toiminnan tavoitteiden toteutumista seurataan johtoryhmässä säännöllisesti ja raportoidaan kolmannesvuosittain johtokunnalle. Esimiehillä on jatkuvaa seurantaa varten käytössään tulosyksikkökohtainen talousraportointi sekä mm. myyntien, hankintojen ja projektien raportit ja henkilöstöön liittyvät määrä- ja kustannusraportit. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osaamista liikelaitoksen henkilöstössä on kehitetty muun muassa dokumentoinnin ja sisäisen valvonnan toimenpiteisiin osallistamalla. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.
Strategiset, taloudelliset ja operatiiviset riskit
Suurimmat riskit liittyvät henkilöstöön ja järjestelmiin. Myös asiakkuusriskin mahdollisuus on arvioitu. Toimintaprosesseihin liittyy riskejä kuten myös palveluntuottajiin ja näiden alihankkijoihin. Merkittävimmille riskeille on laadittu toimenpidesuunnitelma, tästä esimerkkinä varautumissuunnitelma maksuhäiriötilanteisiin. Henkilöstöriski on suurin niissä palveluissa, jotka ovat volyymiltaan pieniä ja erityisosaamista vaativia. Riskiä on hallittu muun muassa huolehtimalla palvelun tuottamisen dokumentoinnista sekä toteuttamalla osaamisen jakamista ja kehittämistä tukevia työjärjestelyjä. Järjestelmiin liittyviä riskejä hallitaan niiden valvonnalla ja aktiivisella kehittämistyöllä. Niin ikään sekä toimittajien että asiakkaitten kanssa tehtävä jatkuva yhteistyö edesauttaa osaltaan riskien ennakoinnissa ja hallinnoinnissa.
Liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävimmät riskit ovat henkilöstöresurssien riittävyys, tietojärjestelmien toimivuus, palveluntuottajien toiminnan laatu ja häiriöttömyys, asiakkaisiin liittyvät riskit (palvelutarpeen muutokset) sekä omien tuotantoprosessien toimivuus ja kontrollien riittävyys. Taloudelliset riskit voivat koitua asiakkaiden palvelutarpeiden vähenemisestä, mikä aiheuttaa Talouskeskukselle myyntitulojen vähenemisen ja pidemmällä ajalla liiallisen resurssin kuluja.
Altek Aluetekniikka -liikelaitos
Altek Aluetekniikka -liikelaitoksen vastuuhenkilöt ovat talousarvion laadinnan yhteydessä arvioineet merkittävimmät toimintaan vaikuttavat riskit. Johtava viranhaltija ja esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. Liikelaitokselle laaditun sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmaa ja sen tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana kolmannesvuosikatsauksissa.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.
Vastuuhenkilöt valvovat jatkuvasti yksikkönsä toimintaa, seuraavat riskejä sekä raportoivat niistä esimiehille ja liikelaitoksen johdolle.
Operatiiviset riskit
Talousarviossa on arvioitu seuraavat operatiiviset riskit: avainhenkilöiden poissaolo, huono markkinatilanne ali- ja sivu-urakoitsijoiden saatavuuden suhteen määrättyihin töihin sekä erikoiskaluston riittävyys.
Avainhenkilöiden poissaolo voi aiheuttaa toimintaan häiriötä, mm. töiden viivästymistä. Tiedon jakaminen useammalle henkilölle sekä eri tietojärjestelmien hyödyntäminen mahdollistavat tietojen olevan useamman henkilön käytössä.
Huono markkinatilanne ali- ja sivu-urakoitsijoiden (mm. louhintaurakoitsijat) saatavuudessa voisi aiheuttaa kadunrakennustyömaan aikatauluun viivettä. Hankkeiden varhainen suunnittelu ja kilpailutus mahdollistavat urakoitsijoiden paremman saatavuuden, jolloin työt saadaan hoidettua ajallaan.
Erikoiskaluston (mm. tiehöylä) riittävyys on tärkeä katujen kunnossapidon laatutason saavuttamiseksi, esimerkiksi lumi- ja jääpolanteen pitämiseksi sallituissa rajoissa. Kalusto on mitoitettu normaalin talven olosuhteiden mukaan. Poikkeuksellisen lumisena talvena riski voi toteutua. Töiden ennakointi ja suorittaminen ennen toimenpiderajojen täyttymistä, jolloin työn suorittaminen on mahdollista normaalikalustolla. Esimerkiksi lumen poistaminen kadulta ennen sen muodostumista polanteeksi. Tulevissa aliurakoitsijoiden kilpailutuksissa huomioidaan erikoiskaluston saatavuus nykyistä paremmin.
Kokonaisarvio
Altek Aluetekniikka -liikelaitoksen riskienhallinnassa on onnistuttu hyvin vuoden 2018 aikana. Riskit eivät ole toteutuneet merkittävällä tavalla. Arvio perustuu jatkuvaan seurantaan. Liikelaitoksen johtaja ja esimiehet käyvät viikkopalaverissa läpi ajankohtaisia operatiivisia asioita, mm. työmaiden aikataulun ja kunnossapidon laatutason tilanteen. Lisäksi palautekanavan kautta saadaan jatkuvasti tietoa kunnossapidon onnistumisesta.
Kylän Kattaus-liikelaitos
Kylän Kattaus -liikelaitoksen johto, esimiehet ja hallinnon henkilöstö ovat käyneet koulutuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuista ja uusista ohjeista. He ovat edelleen käyneet läpi ohjeita ja vastuita henkilöstönsä kanssa. Vuoden 2018 aikana Kylän Kattaus -liikelaitoksessa on analysoitu toimintaympäristön muutoksia, tunnistettu tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioitu niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laadittu tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet merkittävimpien riskien hallitsemiseksi. Riskien arvioinnin, seurannan ja raportoinnin sekä dokumentoinnin tueksi on otettu vuoden 2018 aikana käyttöön yhdenmukainen työkalu, johon riskiarviointi ja toimenpiteet on dokumentoitu johtoryhmän toimesta. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut. Arvioituja riskejä on seurattu kolmannesvuosikatsausten yhteydessä.
Toimintaympäristössä tapahtuvat suuret muutokset kuten sote- ja maakuntauudistus, sen aiheuttama organisoituminen, uusien keittiöiden rakentaminen ja uudet tuotantomenetelmät on arvioitu merkittäviksi strategisiksi ja taloudellisiksi riskeiksi. Tuotantomenetelmän vaihdos saattaa aiheuttaa ruokaan liittyviä riskejä, kuten virheitä prosessissa, kuljetusten myöhästymistä jne. Suunnitteluun ja rakentamiseen liittyvät virheet aiheuttavat kustannuksia ja tehottomuutta. Suunnitteluun ja tuotantomenetelmän muutokseen valmistautumiseen on resursoitu normaalia enemmän henkilöstöä riskien konkretisoitumisen ehkäisemiseksi. Osaavan työvoiman saatavuus on merkittävä riski. Tähän on varauduttu rekrytointia tehostamalla, henkilöstön koulutusta lisäämällä ja keittiöissä tehdyin ohjauskäynnein. Lokakuussa konkretisoitui riski ennakoimattomasta työvoiman puutteesta JHL:n ilmoittaessa ruokapalveluun kohdistuvasta lakosta. Ilmoitus ajoittui syyslomaviikolle, jolloin suuri osa henkilöstöstä oli vuosilomalla. Aikaa reagoida ja tehdä suunnitelma lakkopäivien ruokapalvelun hoitamiseksi oli huomattavan vähän. Lakosta aiheutui haittaa asiakkaiden toiminnalle, sillä sovittua ruokapalvelua ei voitu henkilöstön puuttumisen vuoksi järjestää henkilöstöravintoloiden, varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen asiakkaille. Jokaiseen päiväkotiin ja kouluun pystyttiin kuitenkin järjestämään ns. hätävararuokaa täydentämään kotoa tuotuja eväitä.
Tammikuun 2019 lopulla realisoitui riski, jota ei ole arvioitu riskiarviossa suureksi. Ristonmaan Ateriakeskuksessa alkoi aamulla sähkökatko, joka johtui ateriakeskuksen alueella olevan muuntajan rikkoutumisesta. Ateriakeskuksen sähkön saanti on turvattu varavoimalla, mutta tilanteessa myös varavoimakone rikkoutui. Asiakkaiden lounas saatiin järjestettyä hieman myöhästyneenä siirtämällä ruoan kypsentäminen palvelukeittiöihin ja valmistamalla vararuokaa osalle asiakkaista muissa keskuskeittiössä. Ruokapalvelussa merkittävimmät riskit ovat ruokatuotantoon ja sen turvallisuuteen liittyvät riskit kuten ruokamyrkytys, virhe erityisruokavaliossa tai vieras esine ruoassa. Terveysvalvontaviranomaisen hyväksymä omavalvontasuunnitelma kattaa koko liikelaitoksen toiminnan. Omavalvonta on osa laadun tarkistusta, jolla varmistetaan elintarvikelainsäädännön määräysten noudattaminen. Omavalvontaa, omavalvontasuunnitelman päivitystä ja henkilöstön koulutusta tehdään jatkuvasti. Erityisruokavalioiden valmistuksessa tapahtuneet yksittäiset virheet todentavat sen, että henkilöstön koulutusta ja prosessien kehittämistä on edelleen jatkettava riskin pienentämiseksi.
Kokonaisarvio
Kylän Kattaus -liikelaitoksessa riskienhallinnassa on onnistuttu hyvin vuoden 2018 aikana. Riskit on tunnistettu hyvin ja niihin reagoidaan heti, kun ne todentuvat. Tehokkaan omaehtoisen valvonnan avulla tuotetaan turvallista ja korkealaatuista ruokaa ja ennalta ehkäistään ruokaan liittyvät riskit. Yllättävästä JHL:n lakon aiheuttaneesta työvoimapuutteesta ja lyhyestä reagointiajasta huolimatta asiakkaille aiheutuvat haitat onnistuttiin minimoimaan hyvin. Sähkökatkon aiheuttamasta ruokatuotannon keskeytyksestä yhdessä keskuskeittiössä selviydyttiin hyvin sisäisen yhteistyön ja selkeiden toimintaketjujen ansiosta. Riskin toteutumisen ennakointia tulee kuitenkin kehittää edelleen ja riskiarvioinnin työkalu ottaa tehokkaampaan käyttöön. Arvioitujen riskien seurantaa tulee parantaa niin, että toimenpiteiden toteuttamista ja vaikuttavuutta seurataan säännöllisesti myös johtoryhmässä. Kokonaisarvio perustuu johtoryhmän omaan arvioon sekä Oiva-raporteista ja työpaikkatarkastuksista saatuihin hyviin arvioihin.
Keski-Suomen pelastuslaitos -liikelaitos
Kuluvan vuoden aikana on tullut ilmi useampia poikkeamia ja näiden korjaamiseen on mennyt kohtuuttomasti aikaa. Usein poikkeamat liittyvät auki kirjoittamatta jääneisiin prosesseihin ja vastuurajapintojen määrittelyn puutteisiin. Periaatteelliset vastuut on kirjattu pelastuslaitoksen toimintasääntöön, joka päivitetään vuoden 2019 aikana. Riskejä ja ongelmia on havaittu ja niiden hallitsemiseksi on tehty päätös, että keskeisimmät prosessit kuvataan. Prosessikuvaustyön laadun varmistamiseksi on pyydetty ulkopuoliselta asiantuntijalta apua työn käynnistämiseksi.
Vuoden 2018 aikana on pelastuslaitoksen riskienhallintaa kehitetty myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmässä, jossa on edustettuna Jyväskylän kaupungin keskeisimmät palveluiden tuottajat. Yhteisenä riskiarviotyökaluna on käytetty VAHTI 1/2017 ohjeeseen perustuvaa Excel-taulukkoa. Taulukossa on pyritty kartoittamaan keskeisimmät riskit, niiden vaikuttavuudet sekä toimenpiteet niiden hallitsemiseksi. Kartoitus on pelastuslaitoksessa tehty osastopäälliköiden johdolla. Lisäksi pelastuslaitoksella käytetään toiminnan riskien ja toimitiloista aiheutuvien riskien tarkastelussa PERA turvallisuuusjohtamisen tietojärjestelmää (Pelastustoimen ja Ensihoidon RiskiArvio) riskien tunnistamiseksi sekä niiden hallitsemiseksi. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisuus, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut. Riskienhallintaa ja sisäistä valvonta seurataan jatkuvasti esimiestyössä ja PERA-järjestelmässä. Osastopäällikkökokouksessa käsitellään poikkeamat ja seurataan riskienhallintatoimenpiteiden jalkauttamista. Suurista poikkeamista ja havainnoista tiedotetaan aina johtokuntaa ja kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vastaaville keskeisimmille henkilöille.
Strategiset ja taloudelliset riskit
Sote- ja maakuntauudistus tuo strategisen riskin niin pelastustoimen kehittämiseen kuin taloudelliseenkin näkökulmaan. Maakuntamalli, jossa pelastustoimi olisi yhtenä maakunnan ns. maksuttoman palveluyksikön toimijana yhdessä mm. sosiaali- ja terveystoimen kanssa, voisi aiheuttaa pelastustoimen näivettymisen ja sisäministeriön ohjausjänteen heikkenemisen. Tämä näkyisi pelastustoimelle osoitettujen sopeuttamisvelvoitteiden kasvuna ja itsemääräämisoikeuksien kaventumisena sekä kuntien vaikuttamismahdollisuuksien heikkenemisenä.
Operatiiviset riskit
Hälytysjärjestelmien haavoittuvuus pitkittyvien sähkökatkojen aikana, sekä ajoneuvojen ja muun kaluston rikkoutuminen muodostavat riskin pelastuslaitoksen perustehtävän sujuvalle toteuttamiselle. Toimitilojen välttämättömät ja ennakoimattomat korjaustarpeet ovat riski määrärahojen riittävyydelle, sekä henkilöstön työkyvylle. Merkittäviä riskejä pelastuslaitokselle ovat jatkuvuuden varmistaminen häiriö- ja poikkeusoloissa. Henkilöstöriskiksi on tunnistettu henkilöstön saatavuus hälytystehtäviin, erityisesti päivälähtöihin pienissä kunnissa. Pelastustoimeen kohdistetut sopeuttamistoimet saatavat tulevaisuudessa näkyä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä kansalaisille suunnatun palvelutason laskuna.
Oikeudelliset riskit
Sopimuksiin liittyvät riskit saattavat toteutuessaan aiheuttaa toiminnallisia ja taloudellisia haittatekijöitä operatiiviseen toimintaan joka voisi näkyä pelastuslaitoksen tarjoaman palvelutason laskuna. Keski-Suomen pelastuslaitokselle on esitetty varallaoloon liittyviä palkkasaatavia yhteensä noin 650 000 euron edestä.
Kokonaisarvio
Riskienhallinnassa on onnistuttu tyydyttävästi. On tapahtunut merkittäviä aineellisia vahinkoja kalustolle, joihin on reagoitu ohjeita luomalla ja koulutusta sekä valvontaa lisäämällä. Riskienhallintaa on pyritty kehittämään yhdessä sisäisenvalvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmässä ja sisäisesti osastopäällikkökokouksissa ja esimieskoulutuksissa.