Perusturva, sisäisen valvonnan toteutuminen 2018

Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Perusturvan jokaiselle palvelualueelle on laadittu oma sisäisen valvonnan suunnitelma. Seurantaa ja raportointia toteutetaan lähinnä palvelualueiden sisällä. Toistaiseksi jokainen palvelualue on vastannut itsenäisesti sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toteuttamisesta. Vuoden 2019 aikana tavoitteena on, että sisäisen valvonnan käytänteitä, toimenpiteitä ja raportointia koordinoidaan yhtenäisemmin toimialan eri palvelualueiden kesken. Vuonna 2019 sisäisen valvonnan kehittämisen painopiste on palvelualuekohtaisten käytäntöjen yhdenmukaistamisessa.

Perusturvan toimialalla ulkoisten palveluntuottajien lukumäärä kasvoi merkittävästi uusien palvelusetelien käyttöönotolla. Ulkoisten palveluntuottajien määrän lisääntyminen edellyttää myös palveluntuottajien valvonnan lisäämistä ja riskienhallintakeinojen arviointia. Perusturvan toimialan on varauduttava tarvittaessa ottamaan ulkoisten palveluntuottajien tuottama toiminta toimialan omaksi toiminnaksi. Vuoden 2019 talousarvioon sisältyi yhden valvontakoordinaattorin lisäys vanhuspalveluhiin.

Vuonna 2018 voimaan tuli EU:n tietosuoja-asetus, jonka johdosta perusturvan sopimuksia ja prosesseja uudistettiin vastaamaan uutta sääntelyä. Perusturvan toimialalla sisäisten ohjeiden noudattamista valvotaan asiakas- ja potilastietojärjestelmien lokitietojen pistotarkastuksin. Työntekijöiden ja esimiesten osaaminen pyritään varmistamaan koulutusta ja perehdytystä järjestämällä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Tärkein tavoite vuodelle 2019 on sisäisen valvonnan yhdenmukaistaminen ja kehittäminen toimialan eri palvelualueiden kesken. Kehitettävää perusturvan johtoryhmä näki myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tunnistamisen osana päivittäisiä palvelu- ja toimintaprosesseja sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asioiden säännöllisessä läpikäymisessä henkilöstön kanssa. Kun sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa päivittäisiä palvelu- ja toimintaprosesseja ja henkilöstö pystyy tunnistamaan riskejä entistä paremmin, voidaan sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteuttaa entistä paremmin tuloksin koko toimialalla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan -toimintaperiaatteiden läpikäyntiä henkilöstön kanssa tulee lisätä. Perusturvan toimialla pyritään siihen, että henkilöstö voisi ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista matalalla kynnyksellä. Henkilö voi jättää epäkohtailmoituksen omalla nimellään tai nimettömästi.

Perusturvan toimialla riskienhallintaa ja sisäistä valvontaan hoidetaan oman työn ohessa, mikä vaikeuttaa toiminnan pitkäjänteistä ja suunnitelmallista kehittämistä. Toimialan hallinnollinen resurssi sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan on melko vähäinen. Ulkoisen palveluntuotannon valvontatarve on huomattavasti kasvanut ja se edellyttää tarkoituksenmukaisen valvontaresurssin arvioimista talousarviovalmistelun yhteydessä. Perusturvan toimialan johto arvioi, että valvontatarve tulee tulevaisuudessa lisääntymään entisestään. 

Kokonaisarvio

Sisäinen valvonta nähdään perusturvan toimialla osana jokapäiväistä esimiestyötä ja toimintaprosesseja. Henkilöstön ilmoitukset prosessien kehittämisestä otetaan vakavasti ja havaittuihin epäkohtiin tai puutteisiin reagoidaan aktiivisesti. Henkilöstön perehdytystä ja koulutusta tulee jatkaa entistä tehokkaammin sekä riskienhallinnan, että sisäisen valvonnan osalta. Perusturvan toimialan johtoryhmän näkemyksen mukaan sisäinen valvonta ja riskienhallinta tuottavat kohtuullisen varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lakien ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamisen edellyttämän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen informaation riittävyydestä.