Liikelaitokset, sisäisen valvonnan toteutuminen 2018

Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Tilapalvelu -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Sisäilmasto-olosuhteita valvotaan sisäilmaprosessin mukaisilla käytänteillä, jonka mukaisesti myös raportointi toteutuu säännöllisesti. Kaupungin sisäilmastoryhmä on kokoontunut viisi kertaa toimintavuoden aikana. Palvelutilojen kapasiteetin riittävyyttä hallitaan ja valvotaan palveluverkko-prosessilla.
 
Kiinteistöjen vajaakäyttöastetta seurataan kolmannesvuosittain tehtävän tilaraportin avulla. Investointien suunnittelu ja valvonta ovat jatkuvia prosesseja.

Pitkävaikutteisten sopimusten hallinta- ja valvontakeinoina ovat vuosittaiset sopimusten seurantakäytänteet sekä auditoinnit. Markkinoilta vuokrattujen tilojen sopimuksien oikeellisuus vuokrankorotusten osalta tarkistettiin toimintavuoden aikana. Kiinteistönhoidon ja siivouksen palvelun laatua auditoidaan säännöllisesti.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Tilapalvelussa käynnistyi toimintavuoden aikana elinkaarijohtamisen prosessien kehittäminen tavoitteena entistä tehokkaampi toiminta sekä asiakkaan että omistajan näkökulmasta. Järjestelmällisessä eri prosessien läpikäynnissä, tavoitteiden ja mittareiden asettamisessa, auditoinneissa, kehitystarpeiden tunnistamisessa ja raportoinnissa otetaan huomioon myös riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan näkökulma.

Vahinkoriskien minimoiseksi kiinteistöille tehtävien laajarunkoisten rakenteiden tarkastusten yhteydessä tarkistetaan myös alakattorakenteet. Mahdolliset Ilmenevät korjaustarpeet toteutetaan kunnossapito-ohjelman mukaisesti. Säteilylain uudistuksen myötä olemme käynnistäneet suunnitelmallisen kaikkia kiinteistöjä koskevan radonarvojen mittauksen.

Kokonaisarvio

Sisäisen valvonnan järjestäminen tapahtuu ohjeistukseen ja säännölliseen sekä systemaattiseen riskien hallintaan. Sisäisen valvonnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä arvioidaan säännöllisesti. Erityisiä puutteita sisäisessä valvonnassa ei ole havaittu.

Työterveys Aalto -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat vastuutettu, määritelty ja kirjattu johtoryhmän vuosikelloihin. Vuosikelloon kirjattua suunnitelmaa on noudatettu. Johdon katselmukset on säännöllisinä aloitettu talvella 2018 ja niitä on toteutettu kaksi kertaa sen jälkeen vuonna 2018. Valvonta raportoidaan johdon katselmuksiin ja tarpeen mukaan riskinarviointimatriisiin. Riittävä osaaminen on huomioitu kouluttamalla johtoryhmää riskinhallinnan järjestämiseen.

Liikelaitoksessa ei ole havaittu puutteita sisäisessä valvonnassa kuluneella tilikaudella. Tilikauden 2017 arvioinnin perusteella on aloitettu johdon katselmukset, päivitetty osaamiskartoitukset ja lisätty henkilöstön tietoisuutta sisäisestä valvonnasta.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Työterveys Aalto -liikelaitoksen toiminta on päättynyt 31.12.2018.

Kokonaisarvio

Työterveys Aalto -liikelaitoksen sisäinen valvonta ja riskienhallinta on kokonaisuutena ollut tilikaudella 2018 hyvällä tasolla. Arvio perustuu suoritettuihin tarkastuksiin, tavoitteiden saavuttamiseen, realisoitumatta jääneisiin riskeihin, johdon katselmuksiin, asiakas- ja henkilöstöpalautteisiin.
 

Talouskeskus -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Talouskeskus -liikelaitoksen esimiehet ovat toteuttaneet ne toimenpiteet, jotka on kirjattu sisäisen valvonnan suunnitelmaan vuodelle 2018. Lisäksi ulkoinen tarkastus on ollut mukana tarkastamassa muun muassa maksuliikenneprosessia. 

Vuonna 2018 on käyty normaali toiminnan ohella erillisen, johtokunnan hyväksymän sisäisen valvonnan suunnitelman mukaan kontrolloitavia kohteita lävitse. Tarkastuksen kohteena oli eri prosesseja palvelutuotannosta ja liikelaitoksen omasta hallinnosta. Jokaisesta tarkastuskohteesta löytyi kehittämistä, mutta esiin ei tullut varsinaisia puutteita sisäisessä valvonnassa. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa käsiteltiin johtokunnassa kaksi kertaa vuoden 2018 aikana.

Henkilöstön osaamisen laajentaminen ja henkilöresurssien kohdentuminen ovat jatkuva kehittämisen kohde sekä järjestelmien toimivuus ja niiden hallinnointi keskeisinä valvontatoimenpiteinä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Vuoden 2018 sisäisen valvonnan keskeisinä painopistealueina Talouskeskus-liikelaitoksessa oli palvelutuotannon tuotantoprosessien tai niiden osien toimivuuden arviointi. Myös Talouskeskuksen omaa toimintaa arvioitiin. Sisäisen valvonnan toimenpiteinä tarkasteltiin muun muassa Jyväskylän kaupungin ja sen liikelaitosten tilausjärjestelmän laskujen prosessia ja kirjaustietojen oikeellisuutta sekä kirjanpidon osa-alueella muistioprosessin toimivuutta. Yhtenä sisäisen valvonnan kohteena oli myös maksuhäiriötilanneharjoituksessa varautumissuunnitelman testaus. Palkkahallinnon alueella tarkasteltiin järjestelmien toimivuutta listaamalla järjestelmien aiheuttamia ongelmatilanteita sekä käyttöoikeuksia palkkajärjestelmän osalta.

Kokonaisuutena liikelaitoksen toimintaan vaikuttavia ulkoisia epävarmuustekijöitä ovat maakuntauudistukseen liittyvät muutokset kuten uudelleenorganisoituminen ja muutokset asiakkuuksissa sekä toimialan tekniikan kehittyminen (esim. ohjelmistorobotiikka). Näihin asioihin liikelaitoksessa on varauduttu muun muassa osallistumalla aktiivisesti tulevaisuuden toimintamallien selvittämiseen ja kehittämiseen. Olennainen osa riskienhallintaa on aktiivinen tiedottaminen ja yhteistoiminta henkilöstön kanssa. 

Vuoden 2018 aikana on Talouskeskus-liikelaitos ollut muutosprojektin kohteena, Talouskeskuksen toiminnot siirtyivät pääosin sellaisinaan 1.1.2019 alkaen Monetra Keski-Suomi Oy:öön Jyväskylän kaupungin säilyessä suurimpana asiakkaana. Muutosprojektissa prosessien ja vastuiden tarkastelu on myös nostanut esiin tarkemmin tarkasteltavia kohteita. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan työ jatkuu uudessa yhtiössä.

Kokonaisarvio

Talouskeskus-liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan parissa on tehty systemaattista työtä, mutta edelleen kehittämistä riittää. On tarpeen jatkaa työtä jo aiemmin määriteltyjen kehittämiskohteiden kuten kontrollien riittävyyden varmistamisen ja yleisen riskienhallintatietoisuuden lisäämisen parissa. Talouskeskus-liikelaitoksen johto on arvioinut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta kokonaisuutena vuoden 2018 osalta. Arviointi perustuu sisäisen valvonnan suunnitelman toteutumiseen, itsearviointiin ja ulkoisiin tarkastuksiin, ja näistä yhteenvetona voidaan todeta, että riskienhallinta on järjestetty hyvin. Merkittäviä riskejä, joista olisi aiheutunut tai aiheutumassa vahinkoa tai menetystä toiminnalle, ei ole toimintavuoden aikana realisoitunut.

Altek Aluetekniikka -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa jokapäiväistä työtä ja vastuuhenkilöt valvovat jatkuvasti yksikkönsä toimintaa. Kilpailutukset ja hankinnat toteutetaan hankintalain ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Joidenkin hankintojen valmistelussa käytetään kilpailutuspalveluita. Sopimuksissa käytetään yleisiä sopimusehtoja ja sopimusrikkomusten suhteen kilpailutuksissa ja sopimuksissa on huomioitu sanktiot. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa ja tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana kolmannesvuosikatsauksissa. Viikoittaisessa johdon palaverissa käydään läpi operatiivista toimintaa ja myös siihen liittyviä riskejä.

Sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa ei ole havaittu puutteita viime vuoden aikana.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Altek Aluetekniikka -liikelaitoksen toiminta on tarkoitus yhdistää Liikenne- ja viheralueet -palvelualueeseen vuoden 2020 alusta lähtien. Lisäksi alueiden kunnossapidossa siirrytään uuteen toimintamalliin lokakuussa 2019. Näiden muutosten myötä prosessit käydään läpi sekä laaditaan sen pohjalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma.

Kokonaisarvio 

Liikelaitoksen sisäinen valvonta ja riskienhallinta on hyvällä tasolla.
 

Kylän Kattaus -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Kylän Kattaus -liikelaitoksessa valvontaa on toteutettu raportointijärjestelmän avulla sekä keittiöissä tehtävillä ohjauskäynneillä. Kassakoneen omaavien keittiöiden käteiskassat tarkistetaan vähintään kerran vuodessa. Työpaikkaselvitykset tehdään suunnitellusti ja havaitut korjausehdotukset hoidetaan. Omavalvonnan toteutumista seurataan sekä itse että terveystarkastajan toimesta. Oiva-raportit löytyvät valtakunnallisesta rekisteristä. Riskienhallinnan työkalu otetaan tehokkaampaan käyttöön ja se synkronoidaan toimimaan paremmin yhteen säännöllisen raportoinnin kanssa kuukausi- ja kolmannesvuosiraportointipohjaa kehittämällä. Näin saadaan enemmän ja tarkempaa tietoa riskienhallinnan suunnittelua ja seurantaa varten.  Palautteiden ja reklamaatioiden keräämistä ja analysointia varten ei ole yhtenäistä järjestelmää, vaan ne lähetetään ja saadaan eri kanavien kautta. Kokonaiskuvan saamiseksi palautejärjestelmää on tarpeen kehittää.

Kokonaisarvio 

Kokonaisuutena arvioituna Kylän Kattaus -liikelaitoksen sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat hyvällä tasolla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista ja vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti kuukausi- ja kolmannesvuosiraportoinnin yhteydessä sekä riskihallinnan työkalun avulla. Lisäksi keittiöissä tehdään säännöllisesti työpaikkaselvitykset, työsuojeluvaltuutettujen ja -asiamiesten käynnit ja Oiva-tarkastukset joista saadut tulokset ja raportit ovat olleet hyviä. 
 

Keski-Suomen pelastuslaitos -liikelaitos

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Keski-Suomen pelastuslaitos -liikelaitoksessa sisäistä valvontaa kehitetään esimiehille räätälöidyn esimiestukikoulutusten muodossa. Lisäksi havaitut poikkeamat käsitellään osastopäällikkökokouksissa ja esimiespalavereissa sekä niiden perusteella päätetyistä toimenpiteistä käydään tarvittaessa erillinen prosessi. Sisäisessä valvonnassa on havaittu puutteita ja niitä on pyritty systemaattisesti selvittämään ja analysoimaan. Arvion perusteella on pyritty kehittämään toimintaa niin, että vastaavanlaista poikkeamaa ei pääsisi tapahtumaan. Tämä yleensä tarkoittaa prosessien tarkastelua ja vastuiden selkiyttämistä.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Keski-Suomen pelastuslaitos -liikelaitoksessa on kehittämiskohteiksi todettu monien havaittujen poikkeaman osalta prosessien kuvaamisen ja toimintasäännön uudistamisen tarpeet. Viestinnässä on vielä kehittämistä sidosryhmien kanssa ml. sopimuspalokunnat mm. tietosuojan osalta. Prosessien kuvaamista jatketaan ja toimintasääntö päivitetään vuoden 2019. Fyysistä tilaturvallisuutta pyritään parantamaan paloasemille tehdyillä lukitusturvallisuuteen ja kameravalvontaan osoitetuilla toimenpiteillä. Lisäksi tietoturvaa tullaan kehittämään tietoturvakoulutuksilla sekä viranomaisverkon (TUVE) käyttöönotolla. Henkilöturvaselvitykset tehdään pelastuslaitoksen palveluksessa olevalle henkilöstölle, jotka työssään käyttävät henkilötietoja tai käyttävät turvaluokiteltuja tiloja.

Kokonaisarvio

Sisäisestä valvonnan toteutumisesta voidaan todeta, että valvonta on toteutunut pääosin pelastuslaitoksella suunnitellusti ja kokonaisuudessaan tyydyttävästi. Sisäinen valvonta tuottaa riittävän varmuuden toiminnan tuloksellisuudesta, lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta, varojen ja omaisuuden turvaamisesta sekä johtamisen edellyttämän luotettavan toiminnallisen ja taloudellisen informaation riittävyydestä. Vaikuttavuutta on arvioitu johtokunnan kokouksissa, osastopäällikkökokouksissa ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmässä sekä muiden hallintokuntien kanssa käydyissä keskusteluissa.