Perusturva, riskienhallinnan toteutuminen 2018

Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Perusturvalautakunta vastaa tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Perusturvalautakunnan toimivalta ja vastuu korostuu päätöksenteossa ja toiminnan seurannassa.

Perusturvan toimialalla riskienhallinnasta vastaa ensisijaisesti perusturvan toimialan johto ja heidän alaisensa esimiehet. Riskienhallinnassa keskeisessä asemassa ovat myös perusturvan toimialan työntekijät oman työtehtävänsä puitteissa. Perusturvan toimialan johto arvioi toimialan keskeisimmät riskit ja viestii henkilöstölle riskienhallinnan merkityksestä. Palvelualueiden esimiehet vastaavat siitä, että oman vastuualueensa osalta henkilöstön tehtävät, vastuut ja toimivalta on määritelty selkeästi ja henkilöstö on tietoinen tehtävistään. Esimiesten tehtävänä on luoda henkilöstölle edellytykset tehtävistään suoriutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen.

Perusturvan toimialalla riskienhallinnan vastuut ovat selkeät ja toimivat. Perusturvan toimialalla hallinnon ja esimiestyön resurssit sekä niihin liittyvien tukipalveluiden resurssit ovat niukat, mikä osaltaan tuo haasteita kehittää toimialan riskienhallintaa. 

Perusturvan toimialan keskeisimpiä riskejä arvioidaan perusturvan toimialan johtoryhmässä ja perusturvan toimialan valmiusryhmässä. Lisäksi yksittäisissä merkittävissä päätösasioissa voidaan toteuttaa ennakkovaikutusten arviointi (EVA), joka sisältää myös päätöksentekovaihtoehtoihin sisältyvän riskiarvioinnin.

Perusturvan johtoryhmän ja valmiusryhmän tehtävänä on kartoittaa potentiaaliset riskit, analysoida riskien todennäköisyys sekä tunnistaa riskien syyt ja potentiaaliset seuraukset. Ryhmien tehtävänä on laatia toimenpide-ehdotuksia riskien toteutumisen ehkäisemiseksi ja arvioida riskien todennäköisyyttä sekä riskienhallinnan onnistumista. Riskien arvioinnin, seurannan, raportoinnin ja dokumentoinnin tueksi käytetään apuna koko kaupungin yhteistä riskienhallintatyökalua. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja riskienhallinnan toimintamallin sekä prosessin tavoitteet ja vastuut.

Riskien toteutumista seurataan säännöllisesti valmiusryhmän kokouksissa ja perusturvan toimialan johtoryhmässä kolmannesvuosikatsausten yhteydessä tai kun tunnistetun riskin todennäköisyys olennaisesti muuttuu. Ryhmät arvioivat muutoksen vaikutukset toimintaan ja riskin todennäköisyyden pienentämiseksi tarvittavat toimenpiteet. Arvioinnin tulokset menevät tiedoksi perusturvalautakunnalle ja Jyväskylän kaupungin kaupunginhallitukselle. Toimialan talousarvioon laaditaan vuosittain sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma tulevalle talousarviovuodelle. Lisäksi perusturvan toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta annetaan perusturvalautakunnalle selonteko vuosittain.

Tehdyn riskiarvion perusteella perusturvan toimialan johtoryhmä ja valmiusryhmä ovat tunnistaneet viisi merkittävintä toimintaan ja tavoitteisiin vaikuttavaa riskiä. Riskit on esitetty satunaisessa järjestyksessä.

1) Palvelutarpeen tai kustannusten ennakoimaton muutos, joka johtaa kustannusten merkittävään kasvuun.
2) Henkilöstön työhyvinvoinnin heikkeneminen ja henkilöstön saatavuusongelmat työmarkkinoilta.
3) Palveluketjun hajanaisuus ja asiakasohjaus.
4) Toimintaympäristössä tapahtuvat lainsäädäntömuutokset, jotka vaikuttavat keskeisesti palveluiden järjestämiseen.
5) Tietojärjestelmien yhteentoimimattomuus ja tietoliikenneongelmat.

Useimmat viidestä tunnistetusta riskistä toteutuivat ainakin osittain vuoden 2018 aikana. Viiden keskeisimmän tunnistetun riskin lisäksi toimialalla toteutui myös muita riskejä. Esimerkiksi vuonna 2018 perusturvan toimialan toimintaan kohdistui ylityö- ja vuoronvaihtokielto sekä lakonuhka. 

Aikaisempiin vuosiin verrattuna toiminnallinen yhteistyö ja palveluprosessien kehittäminen Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa oli systemaattisempaa ja erikoissairaanhoidosta syntyvien kustannusten hallinta oli paremmalla tasolla. Perusturvan toimiala sai erikoissairaanhoitoon liittyvistä taloudellisista riskeistä aikaisempaan verrattuna ajantasaisempaa tietoa. 

Palvelutarpeen ennakoimaton muutos ja kustannusten kasvu toteutuivat suun terveydenhuollossa, mikä aiheutti hoitoon pääsyn heikentymistä ja palveluiden jonoutumista. Suun terveydenhuollossa palvelutarpeen kasvuun pyritään vastaamaan palvelustelitoiminnan käynnistämisellä. Suun terveydenhuollon palvelusetelistä päätetään perusturvalautakunnassa helmikuun kokouksessa. Myös hoitotarvikkeissa havaittiin ennakoimatonta tarpeiden ja kustannusten kasvua.  Hoitotarvikkeiden palvelutarpeen kasvuun varaudutaan talousarviovalmistelun yhteydessä. 

Henkilöstön hyvinvointiin liittyen vuoden 2018 kesä oli hyvin kuuma, mikä aiheutti osalle henkilöstöä haasteita työskennellä kuumissa olosuhteissa. Suun terveydenhuollossa kaksi toimintayksikkö jouduttiin sulkemaan toimitilan lämpötilan kohoamisen vuoksi. Suun terveydenhuollossa toimitilojen lämpötila asetti haasteita henkilöstön lisäksi hoito- ja tarveaineiden käsittelyyn. Ennen 2019 kesälomakauden alkua perusturvassa kartoitetaan toimitilat, joissa lämpötila nousi yli suositustasojen ja selvitetään mahdollisuuksia vastata lämpötilojen nousuun kiinteistötekniikalla tai siirrettävillä viilennyslaitteilla.

Vuoden 2018 aikana perusturvan toimialalle oli haasteellista rekrytoida tiettyjä ammattiryhmiä, kuten esimerkiksi lääkäreitä, lääkäriesimiehiä, puheterapeutteja ja sosiaalityöntekijöitä. Vastaavalla tavalla haasteita havaittiin loma-aikojen sijaisrekrytoinnissa. Perusturvan toimialan työnantajamielikuvaa pyritään parantamaan osallistumalla esimerkiksi messuille ja rekrytointitapahtumiin. Mediaan pyritään saamaan läpi myös positiivisia uutisia perusturvan toimialasta. 

Epävarmuus sote- ja maakuntauudistuksen toteutumiseksi aiheuttaa vaikeuksia palvelujen ja palveluverkon pitkäjänteiselle suunnittelulle ja kehittämiselle. Esimerkiksi osa perusturvan käyttämistä kiinteistöistä on melko huonokuntoisia tai lähellä teknisen käyttöikänsä loppua. Sote- ja maakuntauudistuksen etenemiseen odotetaan ratkaisua kevään 2019 aikana.

Kokonaisarvio

Perusturvan toimialalla riskiarviointi keskittyy merkittävimpiin ja todennäköisempiin riskeihin. Toimialan riskiarviointi on ajan tasalla, mutta keskeisimpien riskien arvioinnin lisäksi toimialan riskienhallintaa olisi mahdollista kehittää, laajentaa ja säännönmukaistaa nykyistä kattavammaksi. Riskiarviointi on dokumentoitu asianmukaisesti, mutta riskien todennäköisyyden vähentämiseksi tehtyjen toimenpiteiden systemaattiseen dokumentointiin ja raportointiin olisi syytä kiinnittää jatkossa enemmän huomiota. 

Vähäisistä resursseita huolimatta perusturvan toimiala on pystynyt vuonna 2018 varautumaan keskeisimpiin toimialalla havaittuihin riskeihin kohtuullisen hyvin. Toiminnassa ei ole toteutunut senkaltaisia riskejä, jotka olisivat voineet merkittävästi vaarantaa asiakasturvallisuuden. Perusturvan toimialalla ja yksittäisissä toimintayksiköissä reagoidaan poikkeustilanteisiin ja aktualisoituviin riskeihin nopealla aikataululla. Henkilöstön joustavuus ja vastuunkanto asiakkaiden huolenpidosta edesauttavat toimialaa selviytymään haasteellisista tilanteista kokonaisuutena katsoen kohtuullisen hyvin.