Sivistys, sisäisen valvonnan toteutuminen 2018

Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Sivistyksen toimialan johtoryhmä käy kuukausittain läpi talouden toteutuman. Kustannuspaikkarakenne on toteutettu siten, että jokainen esimies pystyy helposti seuraamaan omien johdettavaien kokonaisuuksien talouden toteutumista. Yksikkötasolla taloutta seurataan Cognos-raporttijärjestelmän kautta. Lautakunnalla raportoidaan kolmannesvuosittain toiminnasta, taloudesta ja riskienhallinnasta. Henkilöstöhallinnon raportit käydään läpi kolmannesvuosittain. Henkilöstösuunnitelman sitovuuteen kiinnitettiin huomiota, erityisesti perusopetuksen osalta. Täyttöluvat käsiteltiin johtoryhmässä.

Toimintavuonna keskityttiin henkilötietosuojariskeihin muuttuneen lainsäädännön ehtojen mukaisesti. Toimialalla tehtiin kattavasti henkilörekistereiden tietosuojaselosteet ja hallinnassamme oleviin sopimuksiin vietiin lisäyksenä henkilötietosuojaa koskevia lausekkeita ja verkosta löytyvistä toimialan päätöksistä poistettiin henkilötiedot. Tietosuojakoulutusta järjestettiin huomattavan paljon ja erilaisia tietosuojaan liittyviä ohjeistuksia päivitettiin sekä henkilötietoja käsitteleviä prosesseja täsmennettiin.

Keväällä 2018 suoritetun henkilötietokyselyn perusteella joissakin toimialan yksiköissä ilmeni haasteita. Näihin kohdennettiin työsuojelullisia toimenpiteitä. Tilikauden aikana on tullut esille tiettyjen toiminta- ja talousprosessien heikkouksia liikuntapalveluissa. Näihin kiinnitetään jatkossa huomiota. Yhteistyössä sisäisen tarkastuksen kanssa on tehty kolmen yhtenäiskoulun auditointi, jonka tulosten perusteella muodostettiin kehittämissuunnitelma. Lisäksi on aloitettu liikuntapalvelujen sopimuskäytäntöjen kehittäminen erityisesti ympäristönäkökulmasta. 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet  

Toimialan tavoitteena on sisällyttää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan seurantaa osaksi säännöllistä kuukausittaista seurantaa ja raportointia. Toimiala panostaa tilaturvallisuuteen, uhkailmoitusten parempaan hyödyntämiseen toiminnassa sekä yksiköiden talousseurannan tason nostoon nykyistä tasalaatuisemmaksi. Lisäksi kehitetään tehokkaammaksi toimintaprosesseja, joissa on vuoden kuluessa havaittu heikkouksia. Tämä kaikki vaatii entistä parempaa arkijohtamista.

Kokonaisarvio

Kolmannesvuosiraporttien, itsearvioinnin ja realisoituneiden tapahtumien sekä suoritettujen toimenpiteiden perusteella sisäinen valvonta on sivistyksen toimialalla toteutunut kohtuullisen hyvin.