Sivistys, riskienhallinnan toteutuminen 2018

Arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Riskienhallinnan vastuita, ohjeistusta ja toimivauutta on entisestään selkeytetty vuoden mittaan järjestetyillä laajennetun johtoryhmän ja päiväkodinjohtajien koulutuksilla. Lisäksi asia käytiin läpi rehtorikunnan kanssa, joille yksityiskohtaisempi koulutus järjestetään keväällä 2019. Henkilöstöä koulutettiin laajasti tietosuojariskeistä.

Vuoden 2018 käyttötaloussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä sivistyslautakunta ja kulttuuri- ja liikuntalautakunta määrittelivät myös seurattavat riskit. Riskiarvion valmistelivat palvelujohtajat, kulttuurin ja liikunnan johtoryhmä ja sivistyksen johtoryhmä. Riskeiksi valittiin laajasti palvelualueiden toimintaan vaikuttavia riskejä ja palvelualuekohtaisia erityisriskejä. Riskien arvioinnin, seurannan ja raportoinnin sekä dokumentoinnin tukena käytettiin toimialalla luotua täydentyvää taulukkoa, josta kävi ilmi riski, sen tausta, toimenpide-ehdotukset, aikataulutus ja vastuuhenkilöt. Näin muodostettu sisäisen valvonnan suunnitelma konkretisoi riskienhallinnan toimintamallin, tavoitteet ja vastuut.

Merkittävimmät riskit olivat turvattomuuden lisääntyminen palvelujen järjestämisessä, uhkatilanteet tapahtumien ja asiakaskohtaamisten yhteydessä ja lakisääteisten varhaiskasvatus- ja oppilas- ja opiskeluhuoltopalvelujen vaarantuminen.

Näistä turvattomuutta ennaltaehkäistiin monin eri toimenpitein: 1) Henkilöstön valmiutta toimia uhkatilanteissa parannettiin jatkamalla perusopetuksessa ja varahaiskasvatuksessa ennaltaehkäisevää Avekki-koulutusta suunnitelman mukaisesti. Kulttuuri- ja liikuntapalveluissa vastaava koulutus aloitettiin museoista ja kirjastoista. 2) yksintyöskentelyn turvallisuuden parantamiseen kiinnitettiin huomiota työaikajärjestelyin, ohjeistuksia tarkentamalla, turvajärjestelmiä päivittämällä ja uusia turvalaitteita hankkimalla

Toinen merkittävä riski oli lakisääteisten palvelujen järjestämisen vaarantuminen varhaiskasvatuksessa ja oppilas- ja opiskeluhuollossa. Varhaiskasvatuksessa riskin taustalla oli talouden ja työllisyyden kohentumisesta seurannut nopea tarve saada lisää varhaiskasvatuspaikkoja. Kevään aikana onnistuttiin tekemään riittävät toimenpiteet ongelman ratkaisemiseksi: lisätiloja saatiin käyttöön, kaikki mahdolliset yksiköiden hoitopaikat otettiin käyttöön ja kelpoisuusvaatimukset täyttävän lisätyövoiman rekrytoinnissa onnistuttiin. Toimenpiteet aiheuttivat merkittäviä lisäkustannuksia käyttötalouteen.  Palvelutarpeen kasvuun on varauduttu vuoden 2019 talousarviossa. Oppilas- ja opiskeluhuollossa vuoden vaihteessa voimaan tullut ammatillisen koulutuksen reformi siirsi opiskeluhuollon palvelut toisen asteen koulutuksen ja aikuiskoulutuksen osalta kaupungin vastuulle. Palveluun rekrytoitiin kaksi (2) uutta työntekijää, mutta se ei riittänyt lakisääteisissä aikarajoissa pysymiseksi, minkä vuoksi vuoden 2019 talousarviossa on varauduttu lisärekrytointeihin.
Vastuulliset esimiehet seurasivat merkittäviä riskejä jatkuvasti ja reagoivat niihin välittömästi sovittuja menettelytapoja noudattaen. Palvelualueiden johto ja toimialan ylin johto pidettiin aja tasalla ja lautakunnalle raportoitiin kolmannesvuosittain.

Alkuvuodesta 2019 yksi teatterin yhdeksästä (9) nostimesta rikkoutui säännöllisistä tarkastuksista huolimatta. Joitakin näytöksiä jouduttiin perumaan, mutta henkilövahingoilta vältyttiin. Alkuvuoden säätilan vaihteluihin liikuntapalvelut reagoi nopeasti, muun muassa sulkemalla Vehkahallin ja joitakin hiihtolatuja väliaikaisesti. 

Kehittämiskohteet

Varhaiskasvatus on parantamassa uhkatilannetietojen käyttöä toiminnassaan vuonna 2019. Tämä käytäntö laajennetaan koskemaan koko toimialaa. Toinen kehittämiskohde on sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan nykyistä parempi tiedostaminen arjessa ja johtamisessa

Kokonaisarvio

Edellä oleviin toimenpiteisiin viitaten sivistyksen toimiala katsoo onnistuneensa hyvin riskien hallinnassa.