Kaupunkirakenne, sisäisen valvonnan toteutuminen 2018

Selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä

Sisäisen valvonnan järjestäminen ja vastuut

Kaupunkirakenteen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttaminen perustuu kaupungilla yhteisesti käytössä olevien työkalujen lisäksi toiminnanohjausjärjestelmään, auditointeihin ja johdon katselmukseen. Vuonna 2018 tehtiin myös CAF arviointi. Lisäksi käytössä on monia yksityiskohtaisia valvonnan tarkistuslistoja palvelualueilla ja -yksiköissä. Yhteistyössä sisäisen tarkastuksen kanssa on auditoitu hulevesiprosessi ja Valon kaupunki.

Toimialan johtoryhmä käy kuukausittain läpi talouden-, henkilöstöhallinnon- ja rakentamisen raportit. Talouden kolmannesvuosiraportti on annettu lautakunnille kolmannesvuosittain. Yksikkötasolla taloutta on seurattu cognos-raportointijärjestelmän kautta. Lisäksi yksiköillä on käytössään kustannuspaikka ja projektiseurantoja eri toiminnoistaan. Kustannuspaikkarakenne on toteutettu siten, että jokainen esimies pystyy helposti seuraamaan omien johdettavien kokonaisuuksien talouden toteutumista. Henkilöstösuunnitelman sitovuuteen on kiinnitetty erityistä huomiota ja täyttöluvat on käsitelty johtoryhmässä.

Toimialalla on jatkettu palvelutoiminnan riskien ja johtamiskäytänteiden tarkastelua. Vuosittain tarkempaan tarkasteluun valitaan yksi riskityyppi. Toimintavuonna keskityttiin henkilötietosuojariskeihin muuttuneen lainsäädännön ehtojen mukaisesti. Toimialalla on tehty kattavasti henkilörekistereiden tietosuojaselosteet. Hallinnassamme oleviin sopimuksiin on pääsääntöisesti viety lisäyksenä henkilötietosuojaa koskevat lausekkeet. Verkosta löytyvistä toimialan päätöksistä on siivottu pois henkilötiedot. Työ on ollut erittäin aikaa vievää ja tulos heikentää kuntalaisten ja sidosryhmien tiedonsaantia monista päätöksistä.
 
Toimialalla ei ole havaittu merkittäviä poikkeamia sisäisessä valvonnassa ja riskien hallinnassa.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja tavoitteet

Toimialalla jatketaan systemaattista sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamista. Vuosittain valitaan kehittämiskohteet ja vuoden 2019 aikana valmistellaan erityisesti talouden ohjausta niin, että liikenne- ja viheralueiden palvelualueen ja Altek aluetekniikka -liikelaitoksen toimintojen yhdistäminen 2020 alusta sujuu toimintojen tehokkuutta ja jatkuvuutta vaarantamatta. Myös varautumisen uuden henkilöresurssin osaamista syvennetään edelleen. Koko kaupungin kehittämiskohteena työstetään tietoturvallisuutta.

Kokonaisarvio

Kaupunkirakenteen toimiala on toimintaraporttien valossa päässyt toimikaudella sekä taloudellisesti että tavoitteenasetannallisesti hyvään tulokseen. Tässä selonteossa kerrotuin keinoin ja toimenpitein on varmistettu toiminnan tarkoituksenmukaisuus ja pyritty varmistamaan sen jatkuvuus. Selonteon valossa voidaan todeta, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on vähintäänkin kelvollisella tasolla.