Aikataulutus

Tapahtumaprosessin eteenpäin viemisessä on tärkeää laatia aikataulu, jossa huomioidaan tapahtumapaikkaan, lupiin ja ilmoituksiin liittyvät asiat kuten markkinoinnin, lipunmyynnin, oheisohjelmien, esiintyjien, logistiikan, majoituksen jne. erityisvaatimukset.

Ennen tapahtumaa tehtävän aikataulun lisäksi on hyvä aikatauluttaa tapahtuman ajankohta, sillä järjestämisessä on usein ajallisesti peräkkäisiä vaiheita, jotka ovat toisiinsa kytköksissä ja toteutus onnistuu vain tietyssä järjestyksessä. Huomioida tulee myös lupiin ja ilmoituksiin vaadittavat käsittelyajat.

Ajankohdan valinnassa on tärkeää huomioida

• Samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat -> mahdollinen hyöty yhteisistä kohderyhmistä
• Tapahtumapaikan saatavuus ja soveltuvuus
• Majoituskapasiteetin riittävyys
• Vapaaehtoistyöntekijöiden tarve