Aikataulutus

Ensiarvoinen työkalu tapahtumaprosessin eteenpäin viemisessä on laatia selkeä aikataulu, jossa huomioidaan tapahtumapaikkaan, lupiin ja ilmoituksiin liittyvät asiat kuten markkinoinnin, lipunmyynnin, oheisohjelmien, esiintyjien, logistiikan, majoituksen jne. erityisvaatimukset.

Ennen tapahtumaa tehtävän aikataulun lisäksi on tärkeää aikatauluttaa tapahtuman ajankohta, sillä järjestämisessä on usein ajallisesti peräkkäisiä vaiheita, jotka ovat toisiinsa kytköksissä ja toteutus onnistuu vain tietyssä järjestyksessä. Huomioida tulee myös lupiin vaadittavat ajat.

Ajankohdan valinnassa on tärkeää huomioida

• Samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat -> mahdollinen hyöty yhteisistä kohderyhmistä
• Tapahtumapaikan saatavuus ja soveltuvuus
• Majoituskapasiteetin riittävyys
• Vapaaehtoistyöntekijöiden tarve