Tapahtuman suunnittelu

Aloita tapahtuman suunnittelu Tapahtumajärjestäjän oppaan avulla.

Ota yhteyttä ja kysy lisää, tehdään sinulle onnistunut tapahtuma!

Tapahtumatoiminta
Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen
p. 050 344 6496
jaana.ruponen (at) jkl.fi

Tapahtumaluvat- ja paikat
Asiakaspalvelupäällikkö Anne Heikkinen
p. 040 840 6460
anne.heikkinen (at) jkl.fi

 

Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta riippumatta tapahtuman koosta tai luonteesta, tapahtuman järjestämisprosessi kulkee samaa reittiä. Tapahtuma on kuin projekti, jonka osa-alueiden järjestelmällinen läpikäynti vaikuttaa lopputulokseen. Tapahtuman suunnittelun voi aloittaa keskittymällä seuraaviin asioihin:

  1. tapahtumakonseptin ideointi
  2. vastuutahojen organisointi
  3. tapahtumapaikan varaaminen
  4. budjetointi, tiedottaminen ja markkinointi
  5. turvallisuusasioista huolehtiminen
  6. itse tapahtuman toteutus
  7. tapahtuman jälkeinen raportointi ja arviointi

1. Huolellisella ideoinnilla ja suunnittelulla saadaan aikaan onnistunut lopputulos. Hyvin mietitty kohderyhmä ja sille sopiva tapahtuman sisältö tulee miettiä ensin, jotta tapahtuman vaatimia muita tarpeita voidaan lähteä suunnittelemaan, kuten esimerkiksi sopivaa tapahtumapaikkaa.

2. Tapahtuma on kuin projekti ja tapahtumalle onkin hyvä nimetä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti. Vastuuta on hyvä jakaa myös erilaisille työryhmille, esim. mahdollisille yhteistyökumppaneille. 

3. Paikan valinta on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Paikan valintaan vaikuttavat tapahtuma-aika, sijainti, infrastruktuuri, kulkuyhteydet, tavoitettavuus, oheis- ja majoituspalvelut, paikan luonne sekä vuokrakustannukset. Jyväskylässä on mahdollista järjestää monipuolisia tapahtumia ja tiloja löytyy mm. urheilutapahtumien, konserttien, erilaisten festivaalien ja ulkoilmatapahtumien järjestämiseen.

Vinkki! Jyväskylän karttapalvelusta löytyy erilaisia teemakarttoja ja lisätietoja mm. linja-autoreiteistä, pyöräily- ja ulkoilureiteistä, tapahtumapaikkojen- koulujen yms. sijainneista. Karttapalvelussa on lisäksi erilaisia karttoja, joita voi käyttää myös tapahtuma-alueen suunnitelmapiirustuksen pohjana.

4. Tapahtuman budjetointi on syytä tehdä tarkoin ja aikaisessa vaiheessa. 

Tapahtuman markkinointi kohdistetaan yleisölle ja tapahtumassa kävijöille sekä yritysyhteistyökumppaneille. Tässä auttaa kohderyhmän kartoittaminen etukäteen. Kartoituksen avulla voidaan valita mainontakeino niin, että se täsmää halutun kohderyhmän kanssa. Yleisötapahtuman markkinoinnissa ja tiedotuksessa käytetään yleensä monipuolista mediavalikoimaa: esimerkiksi julisteet, esitteet, flyerit, sanomalehdet, radio- ja televisiokanavat, sosiaalinen media, erilaiset tempaukset ja ns. sissimarkkinointi. Tiedottamisen kautta tavoitetaan myös ne viranomaiset, jotka jäävät ilmoitus- ja lupamenettelyjen ulkopuolelle. Tapahtumamarkkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja sitä tulee jatkaa aina tapahtuman alusta loppuun saakka ja mielellään myös tapahtuman jälkeenkin. Perusteellisesti tehdyllä markkinointi- ja tiedostussuunnitelmalla tavoittaa laajemman yleisön ja hyvä suunnitelma helpottaa varsinkin tapahtuman lähestyessä, jolloin tiedotus ei jää tapahtumakiireiden vuoksi vajaaksi.

5. Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tapahtumassa ja laadittava pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, joka tulee hyväksyttää myös poliisilla. 

Tapahtuman järjestämisessä tulee huomioida monia erilaisia turvallisuuteen liittyviä asioita;

  • ihmiset ja henkilöturvallisuus
  • tilat ja ympäristö
  • henkilömäärä
  • turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat
  • tapahtuman viestintä ja tiedonkulku
  • varautuminen poikkeustilanteisiin
  • tietoturvallisuus, esim. langattomien yhteyksien tietosuoja

6. Tapahtuman aikana järjestäjän ja henkilökunnan tulee huolehtia seuraavista asioista: 

  • Sähkön ja veden tarve
  • Esitystekniikka
  • Ympäristön siisteys 
  • WC-tilojen siisteys
  • Ensiapu
  • Selkeät ja näkyvät opasteet
  • Löytötavarat

Lisää tietoa Tapahtumajärjestäjän oppaassa kappaleessa kuusi

 

7. Tapahtuman jälkeen on syytä käydä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä on parantamisen varaa. Arviointi kohdistuu toimintaan ja toimenpiteisiin.

Tapahtumasta vastaavat henkilöt analysoivat palautteen, jotta tehdyt virheet voidaan korjata ennen seuraavan tapahtuman suunnittelua. Huolellinen raportointi on kullanarvoista tietoa seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä. 

Arviointitilaisuuteen on hyvä kutsua kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuneet tahot: oma väki, yhteistyökumppanit ja talkooväki. Näin kaikki voivat kertoa, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin parantaa. Tällaisella yhteistyöllä saadaan aikaan merkittävää kehittymistä suunniteltaessa seuraavan vuoden tapahtumaa. Arviointi voidaan toteuttaa myös palautekyselyllä. Jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa on hyvä päättää arvioinnin aikataulusta, kenelle palautteen keruu kohdistetaan ja miten palaute kootaan. 

 

Ota yhteyttä ja kysy lisää, tehdään sinulle onnistunut tapahtuma!

Tapahtumatoiminta
Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen
p. 050 344 6496
jaana.ruponen (at) jkl.fi

Tapahtumaluvat- ja paikat
Asiakaspalvelupäällikkö Anne Heikkinen
p. 040 840 6460
anne.heikkinen (at) jkl.fi