Organisaatio ja talous

Organisaatio ja tehtävävastuut vaihtelevat paljon tapahtumien mukaan, mutta selkeä tehtävien jako ja tiedonkulku ovat tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta.

Tapahtumalla on oltava yksi nimetty vastuuhenkilö tai projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaan. Erilaisia työryhmiä kannattaa hyödyntää vastuujaossa ja mahdolliset yhteistyökumppanit voivat osallistua jonkin osa-alueen tekemiseen tai kustannuksiin. Tehtäväkokonaisuudet voivat olla esimerkiksi tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen, talouden suunnittelu, ohjelmien suunnittelu, tapahtumapaikkojen ja -välineiden järjestäminen tai ruokailujen suunnittelu

Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja taloutta täytyy pystyä seuraamaan reaaliaikaisesti, jotta on mahdollista tehdä tarvittavia korjausliikkeitä.

Pelkistetty tapahtuman budjettimalli

Tulot

  • pääsylipputulot
  • yhteistyökumppanit
  • oma rahoitus
  • oheismyynti

Kulut

  • palkat ja palkkiot
  • paikan vuokrakulut
  • markkinointikulut
  • muut järjestelykulut

 

Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa talouden kohdalla miettiä mahdollisia avustuksia tapahtuman järjestämiseen.

 

Kulttuuri-, nuoriso- ja kansalaistoiminnan kohdeavustusta voivat hakea rekisteröidyt yhdistykset ja erilaiset ryhmät, esim. työryhmät, yhteisöt ja toimintaryhmät. Lisäksi kulttuuriavustuksia voivat hakea yksityiset henkilöt. Liikunnan kohdeavustuksia myönnetään vain rekisteröidyille yhdistyksille. Kohdeavustusta voi hakea kohdennettuun tapahtumaan, toimintaan, projektiin tai hankkeeseen.

Toiminta-avustusta voivat hakea Jyväskylään rekisteröidyt yhdistykset ympärivuotiseen toimintaan. Avustus on tarkoitettu yhdistyksen hakemuksessaan esittämän toimintasuunnitelman mukaisiin menoihin. Avustushakemus on jätettävä etukäteen ennen esim. tapahtuman tai hankkeen toteutusta.

Lisätietoa: jyvaskyla.fi/avustukset