Aikataulutus

Ensiarvoinen työkalu tapahtumaprosessin eteenpäinviemisessä on tuottamisen selkeä aikataulu, jossa otetaan huomioon tärkeimpänä tapahtumapaikkaan ja lupiin liittyvät asiat, jotka vaativat viranomaismääräyksiä. Aikataulutuksessa on otettava myös huomioon mm. markkinoinnin, lipunmyynnin, oheisohjelmien, esiintyjien, logistiikan, majoituksen jne. erityisvaatimukset.

Ennen tapahtumaa tehtävän tuottamisen aikataulun lisäksi on tärkeää aikatauluttaa myös varsinainen tapahtuma-aika, sillä tapahtumajärjestämisessä on usein ajallisesti peräkkäisiä vaiheita, jotka ovat toisiinsa kytköksissä ja toteutus onnistuu vain tietyssä järjestyksessä.

Huomioitavaa aikataulutuksen tekemisessä on myös lupiin vaadittavat ajat.

Ajankohdan valinnassa on tärkeää huomioida

  • Samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat -> mahdollinen hyöty yhteisistä kohderyhmistä
  • Tapahtumapaikan saatavuus ja soveltuvuus
  • Majoituskapasiteetin riittävyys 
  • Vapaaehtoistyöntekijöiden tarve

8-12 kk tapahtumaan

  • Tapahtuman suunnittelu
  • Tapahtuman organisaatio (projektipäällikkö, vastuualueiden jako)
  • Paikka- ja tilavaraus
  • Budjetointi, avustusmahdollisuuksien selvittäminen
  • Yhteistyökumppaneiden, sponsoreiden ja tapahtumatukien haku

6-8 kk tapahtumaan

  • Ohjelman suunnittelu ja aikataulutus
  • Esiintyjien ja juontajan varaaminen
  • Rakenteiden ja tekniikan varaaminen
  • Tapahtuma-alueen suunnittelu, karttojen teko
  • Markkinoinnin ja tiedotuksen suunnittelu, lippujen ennakkomyynti

4-6 kk tapahtumaan

  • Viranomaistapaaminen
  • Budjetin tarkistus
  • Työntekijöiden palkkaaminen
  • Markkinointi käynnistyy

1-3 kk tapahtumaan

  • Luvat ja ilmoitukset
  • Vakuutukset
  • Ohjelman viimeistely, painomateriaalit
  • Tapahtumapäivän työtehtävien jako
  • Turvallisuus ja riskienhallinta, järjestyksen valvonta
  • Siisteys- ja ympäristöasiat