Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta riippumatta tapahtuman koosta tai luonteesta, tapahtuman järjestämisprosessi kulkee samaa reittiä. Tapahtuma on kuin projekti, jonka osa-alueiden järjestelmällinen läpikäynti vaikuttaa lopputulokseen. Tapahtuman suunnittelun voi aloittaa keskittymällä seuraaviin asioihin: