Vuorojen jakokäytänteet

Käytänteet koskevat kaikkia Jyväskylän liikuntapalvelujen hallinnoimia liikuntapaikkoja, liikuntatiloja sekä koulujen liikuntasaleja. Liikuntapalvelujen varausyksikkö hoitaa keskitetysti tilavarausten käsittelyn sekä vuorojen jakamisen yhteistyössä liikuntapaikkojen yksikkövastaavien kanssa.

Vuorojen määritelmät

Liikuntatiloista voi hakea yksittäisiä harjoitusvuoroja, vakiovuoroja ja otteluvuoroja. Harjoitusvuorot ja otteluvuorot ovat hinnaltaan erisuuruiset. Harjoitus- ja otteluvuorojen määritelmiä koskevat seuraavat tarkennukset:

• Harjoitusvuoron kestoaika voi vaihdella tilasta riippuen – esim. jääkaukalossa vuoron pituus on lyhyempi kuin liikuntasalissa. Harjoitusvuoron kestoaika on pääsääntöisesti 1 tunti 15 minuuttia.
   
• ​Otteluvuorolla pelataan virallinen sarjaottelu tai siihen verrattavissa oleva ottelu kuten esim. cup-ottelu. Lisäksi otteluvuoroksi katsotaan harjoitusottelu, joka aiheuttaa muutoksia normaaleihin harjoitusvuoroihin. Esimerkkinä tästä on kestoltaan pidempi vuoro kuin normaali harjoitusvuoro tai se, että vuoro halutaan alkavaksi normaalista harjoitusvuorojaksottelusta poikkeavaan aikaan.
   
• Sellainen harjoitusottelu katsotaan harjoitusvuoroksi, jonka joukkue pelaa omalla myönnetyllä harjoitusvuorollaan. Harjoitusvuorolla pelattavia harjoitusotteluita varten ei tehdä erityisiä otteluihin liittyviä toimenpiteitä tai järjestelyjä kuten piirretä rajoja.

Liikuntatiloissa harrastettavat lajit

Liikuntavuorojen jaossa otetaan huomioon tilojen soveltuvuus eri urheilulajeille. Määrittäviä tekijöitä ovat muun muassa liikuntatilan varustelutaso ja koko. Erityisesti vuorojen jakoon vaikuttavat tietyn sarjatason joukkueiden kohdalla mm. lajiliiton harjoittelu- ja kilpailuolosuhteille asettamat kriteerit.

Tilavuorohakemusten käsittely

Liikuntapalvelujen varausyksikkö käsittelee vuorohakemukset liikuntapaikkojen yksikkövastaavien kanssa. Näin pyritään välttämään vuorojen päällekkäisyydet ja takaamaan vuoron hakijalle parhaiten soveltuva tila ja ajankohta.

Tilavuorojen jakoperusteet

Vuorot sijoitetaan kaupungin liikuntatiloihin ottamalla mahdollisuuksien mukaan huomioon lajin tilavaatimukset, seuran kotipaikka sekä ryhmän koko. Vuorojen jaossa huomioidaan ensisijaisesti liikuntaseuroissa harrastavat lapset ja nuoret, kuitenkin turvaamalla kilpa- ja huippu-urheilun edellytykset toimia. Liikuntaseurojen sekä muiden yhteisöjen lasten ja nuorten harjoitusvuorot pyritään sijoittamaan arkisin alkuiltaan klo 16 alkaen. Vuoroja ei myönnetä hakijalle, jolla on hoitamattomia maksuvelvoitteita Jyväskylän kaupungille. Vuorojen jaossa ja vuorojen ajoittamisessa pyritään noudattamaan seuraavaa jakojärjestystä:

1. Alle 18-vuotiaiden lasten ja nuorten harjoitusvuorot eli ns. juniorivuorot, joiden järjestäjiä ovat jyväskyläläiset liikuntaseurat. Junioreiden harjoitusvuoroilla kaikkien vuoron käyttäjien on oltava alle 18-vuotiaita lukuun ottamatta joukkueen tai ryhmän vastuuhenkilöitä.
2. Jyväskylän kaupungin järjestämät soveltavan ja terveysliikunnan ryhmät.
3. Jyväskyläläisten rekisteröityneiden liikunta- ja urheiluseurojen aikuisten vuorot sekä Jyväskylän kansalaisopiston liikuntavuorot.
4. Lasten ja nuorten vuorot, joiden järjestäjiä ovat muut kuin liikunta- ja urheiluseurat.
5. Muut jyväskyläläiset liikuntatiloja käyttävät tahot kuten yritykset ja vapaamuotoiset kaveriporukat.
6. Ulkopaikkakuntalaiset toimijat.

Vuorojakoa määrittävät asiat

1. Hakemukset: Määräävin tekijä on käyttäjien toiveet vuoroista. Tavoitteena on, että jokainen hakija saa vähintään yhden vuoron.
2. Tilan soveltuvuus: Vuorot myönnetään tilan käyttötarkoituksen ja lajin soveltuvuuden perusteella.
3. Tilojen sijainti: Käyttäjien toiveen mukaisesti sijoitellaan mahdollisuuksien mukaan haluttuun tilaan. Painotetaan alueellisuutta vuorojen myöntämisessä.
4. Toiminnan laajuus ja laatu: Huomioidaan harrastajien ja ryhmien/joukkueiden määrä.
5. Lasten ja nuorten vuorot: Alle 18-vuotiaiden vuorot alkuiltaan ja loppumisaika viimeistään klo 21:00. Vuoromäärät suhteutetaan seurojen joukkue / ryhmien määriin. Painotus on vanhemmissa junioreissa (C-A).
6. Liikunta- ja urheiluseurojen vuorot: Liikunta- ja urheiluseurojen kilpaurheilun vuorot jaetaan palloilulajeissa sarjatason mukaisesti, muissa lajeissa tason mukaisesti. Lähtökohtana on enintään 3 harjoitusvuoroa / ryhmä / viikko.
7. Ottelut / kilpailut: Viralliset sarjaottelut menevät harjoitusvuorojen edelle. Kuitenkin käytetään harkintaa ettei harjoitusvuoron saaneelle tule kohtuutonta haittaa vuorojen peruuntumisesta.
8. Tapahtumat: Harkinnan mukaisesti. Tapahtumista tehdään aina erillispäätös.

Käyttäjäryhmien kanssa voidaan sopia tarkemmista periaatteista joko lajeittain tai tiloittain tai näiden yhdistelminä.

Koulujen liikuntasalien vuorojen käytöstä on tehty erillinen sopimus liikuntapalvelujen ja perusopetuspalvelujen sekä Jyväskylän Tilapalvelun kesken. Vuorojen jaossa huomioidaan seuraavat seikat:

• Kouluilla on etuotto-oikeus varata koulun liikuntatiloja opetukseen liittyvän toiminnan, kuten vanhempainiltojen tai juhlien järjestämiseen.
• Kouluilla on oikeus varata henkilökunnan liikuntavuoroja yksi vuoro arkisin ja yksi vuoro viikonloppuisin.

Päätökset vakiovuorojen myöntämisestä

Liikuntajohtaja tekee vakiovuoroista viranhaltijapäätöksen. Päätös oikaisuvaatimusohjeineen lähetetään vuorohakemuksessa mainitulle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Päätöksestä käy selville seuraavat tiedot:

• vuoron saaja ja vuoron yhteyshenkilö
• tila
• vuoron ajankohta (viikonpäivä sekä vuoron alku- ja lopetuspäivä)
• poikkeuspäivät, jolloin vuoroa ei ole
• varauksen koko hinta

Päätökset ovat nähtävillä viranhaltijapäätösarkistossa sekä liikuntapalveluissa Monitoimitalolla, Kuntoportti 3, 40700 Jyväskylä.

Liikuntatilojen vuorojen hakeminen

Vakiovuorot

Koko kauden kestäviä vakiovuoroja liikuntatiloihin haetaan vakiovuorojen hakulomakkeella. Kesäkauden vakiovuorot haetaan helmikuun loppuun mennessä ja talvi-kauden vakiovuorot haetaan maaliskuun loppuun mennessä. Vakiovuoroja voi hakea ympäri vuoden mutta hakuaikoihin mennessä saapuneet hakemukset käsitellään vakiovuorojenjaossa järjestyksessä ensimmäisenä. Päätösten tiedoksiannon jälkeen vakiovuoroja voi hakea vapaaksi jääneille ajoille.

Yksittäiset vuorot

Yksittäisen harjoitusvuorohakemuksen voi tehdä sähköpostilla osoitteeseen liikunta.varaukset[at]jyvaskyla.fi tai varausjärjestelmän kautta. Varaus on tehtävä kaksi (2) arkipäivää (ma-pe) ennen haettavan vuoron ajankohtaa.

Tapahtumien tilavaraukset

Tapahtumien, kuten turnausten, kilpailujen tai messujen, järjestämiseen tarvittavat tilat anotaan erillisellä hakemuslomakkeella. Hakemus on tehtävä vähintään kolme (3) viikkoa ennen tapahtuman järjestämisajankohtaa. Tarkemmat tiedot tapahtumapaikan hakemisesta löytyy hae tapahtumapaikkaa -sivulta.

Mahdollisesta tapahtuman peruuntumisesta tai tapahtumaan liittyvistä muutoksista on ilmoitettava liikuntapalveluihin viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen tapahtuman järjestämisajankohtaa. Tämän jälkeen ilmoitetuista tilavuorojen perumisista veloitetaan 25 % varauksen kokonaishinnasta. Peruuntumisilmoitukset jätetään liikuntapalveluihin sähköpostitse tai kirjeenä postitse.

Koulujen muiden tilojen varaukset

Kaupungin koulujen muihin kuin liikuntatiloihin, kuten luokkiin, auditorioihin, teknisiin tiloihin, vuorot haetaan kyseisen koulun rehtorilta. Koulujen keittiöihin käyttöoikeutta haetaan Kylän Kattaukselta.

Vuorojen peruminen

Liikuntapalveluilla on oikeus perua myönnetty vuoro erillisen tapahtuman – kuten turnaukset, leirin, ottelun tms. takia. Liikuntapalveluilla on lisäksi oikeus perua vakiovuoro, mikäli käyttäjällä on suorittamattomia velvoitteita Jyväskylän kaupungille. Kouluilla on oikeus perua myönnetty vuoro, jos koulu tarvitsee liikuntasalia omien tilaisuuksien järjestämistä varten. Perutuista vuoroista ilmoitetaan vähintään 1 viikko ennen perutun vuoron ajankohtaa. 

Käyttäjä voi perua vuoron ilmoittamalla siitä sähköpostitse liikunta.varaukset[at]jyvaskyla.fi liikuntapalveluihin vähintään viikkoa (7 vuorokautta) ennen kyseistä vuoroa. Mikäli vuoro perutaan tämän jälkeen, laskutetaan käyttömaksu hinnaston mukaisesti. Mikäli vuoroa ei ole peruttu eikä käytetty, siitä laskutetaan hinnastossa olevan hintaryhmän 4 mukainen maksu kaksinkertaisena.

Hinnasto, vuorojen maksaminen ja hyvitykset

Ulko- ja sisäliikuntapaikkojen sekä koulujen liikuntasalien vuoroista peritään maksu voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Hinnastosta päättää liikuntalautakunta. Liikuntapalvelut laskuttaa vuorot kuukausittain jälkikäteen.  

Laskun huomautusaika on kahdeksan (8) päivää laskun päiväyksestä lukien. Laskuhuomautus ja mahdollinen hyvityspyyntö tehdään kirjallisesti joko vapaamuotoisella kirjeellä tai sähköpostitse. Huomautuksesta on tultava perusteluineen ilmi mitä vuoroa huomautus koskee. Hyvitykset käsitellään tapauskohtaisesti ja niistä annetaan päätös asiakkaalle sekä tehdään tarvittavat laskua koskevat toimenpiteet.