Vuokrattavien tilojen varausohjeet

Kokous- ja seminaaritilat

Varaukset:

Puhelimitse kirjaston taloustoimistosta p. 014 266 4111 tai verkossa tilanvarausjärjestelmästä

Tilavuokrauksen lasku lähetetään jälkikäteen tilavarauksessa mainittuun laskutusosoitteeseen. Tilojen vuokriin sisältyy alv.

Tilanvarausjärjestelmä

Kokoustilojen vuokraus

  • Tilavuokrauksen peruuttamisesta tulee sopia ottamalla yhteyttä kirjaston taloustoimistoon. Tilavuokrauksen lasku lähetetään jälkikäteen tilavarauksessa ilmoitettuun laskutusosoitteeseen.
  • Tilavaraus tulee perua viimeistään seitsemän vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Muutoin tilaisuudesta peritään maksu koko vuokrausajalta.
  • Tilojen järjestelyyn käytettävä aika tulee sisällyttää vuokrausaikaan. Tilaa pääsee valmistelemaan tilaisuutta varten vuokrausajan alkaessa.
  • Tilat on jätettävä samanlaisiksi kuin vuokrauksen alkaessa, esim. tuolit on järjestettävä paikoilleen. Vuokraajalta peritään järjestämättä ja siivoamatta jätetyistä tiloista järjestely- ja siivousmaksu. Vuokraaja on velvollinen korvaamaan kiinteistölle tai irtaimistolle aiheutetut vahingot.
  • Vahtimestaripalveluista peritään erillinen korvaus normaalin työajan ulkopuolella sekä viikonloppuisin. Vahtimestareiden normaali työaika on pääkirjaston aukioloaikoina maantantaista perjantaihin.
  • Tilojen tekniikasta on tehtävä merkinnät varauspyyntöön ja tarvittaessa sovittava etukäteen vahtimestarin kanssa, puh. 014 266 4100. Kaupungin yksiköiden tulee sopia vahtimestarin kanssa hallintoyksikön verkon käytöstä hyvissä ajoin ennen tilaisuutta.
  • Viikonloppuun ajoittuvien varauspyyntöjen osalta kirjaston on selvitettävä vahtimestaripalveluiden saatavuus. Varauspyyntöä tehdessään varaajan on huomioitava, että tilaa ei aina ole mahdollista saada käyttöön toivotusti. Varauksen vähimmäiskesto on viikonloppuisin kolme tuntia, jos käytetään vahtimestaripalveluja.
  • Vuokraaja voi halutessaan tiedottaa tapahtumastaan itsenäisesti kaupungin tapahtumakalenterissa. (Suositeltavaa, varsinkin jos tilaisuus on avoin kaikille.) Tapahtumakalenterissa valitse Tapahtumaluokkaan koodi 'Kirjastossa tapahtuu', niin tapahtumatieto näkyy myös kirjaston etusivulla, Tapahtumat-välilehdellä.

Kirjaston tilojen varaaminen sähköisesti

Netin kautta on varattavissa vain pääkirjaston tiloja, kuten 1. kerroksen salit, 2. kerroksen kokoustila ja 3. kerroksen monitoimitila. Pääkirjaston ryhmätyöhuoneita, soitonharjoitteluhuonetta tai digitointitilaan ei voi varata sähköisesti. Lisätietoa kaikista pääkirjaston tiloista on Vuokrattavat tilat -sivulla.

Tilojen varaaminen netin kautta

Voidaksesi varata kaupunginkirjaston tiloja netin kautta tarvitset tunnuksen ja salasanan, jotka saat rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi.

Jos haluat pelkästään selata kalenteria ja nähdä varaustilanteen, voit tehdä sen ilman tunnusta ja salasanaa. Tästä linkistä selailtavissa ovat kaupunginkirjaston hallinnassa olevat tilat.

Varausjärjestelmän käyttö ja tilojen varaus

HUOM! Avaa tilanvarausohjelman linkki uuteen selainikkunaan hiiren oikeasta napista painamalla. Näin pystyt seuraamaan sekä ohjeita että ohjelmaa samanaikaisesti

  • Rekisteröidy asiakkaaksi. Hakijan täytyy olla 18-vuotias. Rekisteröitymisesi käsitellään kirjastossa ja sen jälkeen ilmoittamaasi sähköpostiin lähetetään henkilökohtainen tunnus ja salasana. Tunnus on haettava varaajan henkilökohtaisilla tiedoilla, vaikka maksajana olisi yhteisö. Kirjaudu tunnuksellasi tilanvarausjärjestelmään.
  • Valitse haluamasi tilaprofiili "Kaupunginkirjasto" ja paina Hae tiloja -painiketta.
  • Valkoisina näkyvät ruudut ovat vapaita aikoja, näihin voi jättää varauspyyntöjä. Klikkaa ruutua ja täytä avautuva varaushakemus. Täytä aikaväli, varaustiedoksi tilaisuutta kuvaava teksti ja tallenna myös oheisvarattavat (esim. vahtimestaripalvelut jos tarvitset tekniikkaa), josta palataan klikkaamalla "Varaustiedot".
  • Mikäli näyttöön tulee ilmoitus "Sivuston suojausvarmenne on vanhentunut!", tämän ilmoituksen voi ohittaa klikkaamalla kohtaa "Jatka silti".
  • Varauspyyntö lähtee kirjastolle klikkaamalla lopuksi "Luo hakemus".
  • Käsittelyn jälkeen järjestelmä lähettää varausvahvistuksen tai hylkäämisen käyttäjän ja maksajan sähköpostiin.
  • Voit muuttaa salasanasi Hallinnointi-osiossa.
  • Lopetus tapahtuu painamalla "Kirjaudu ulos" -linkistä.