7. Tietojen kirjaaminen aineistoista

Dokumenteista museo-objekteiksi

Nykyajan dokumentoinnissa museoiden kokoelmiin syntyy uutta aineistoa. Esineen tai ilmiön tallentuminen osaksi kokoelmaa on prosessi, jossa alkuperäinen kohde tai tieto siirretään museoympäristöön. Keskeistä on monipuolinen tieto, joka säilyy aineiston mukana.

Museokokoelmiin luetteloitavia aineistoja kutsutaan objekteiksi. Niitä voivat olla yksittäiset esineet, digitaaliset aineistot tai laajemmat kokonaisuudet, kuten rakennetut ympäristöt, jotka halutaan säilyttää paikallaan tai dokumentoituna.

Museoiden kokoelmat muodostuvat näistä erilaisista objekteista. Monissa museoissa esine-, kuva- ja arkistoaineistoa käsitellään erillisinä. Myös taideteokset muodostavat usein oman kokoelmakokonaisuutensa samoin kuin dokumentoituna säilytettävien kohteiden aineistot (esim. rakennustutkimuksen aineistot).

Luettelointi

Tietojen kirjaamista aineistoista kutsutaan luetteloinniksi. Luetteloinnin tavoitteena on erilaisiin objekteihin liittyvien tietojen tallentaminen ja tekeminen hakukelpoiseksi. Luetteloinnin avulla aineistot pystytään myöhemmin tunnistamaan kokoelmista.

Luettelointi on hidasta ja huolellisuutta vaativaa työtä. Usein objektit ovat keskenään niin erilaisia, että tiedot aineistoista joudutaan kirjaamaan yksittäin. Massaluettelointi eli yhteisten tietojen kirjaaminen yhdellä kertaa kaikkiin objekteihin soveltuu vain rajatuille aineistoille.

Luettelointitietoihin kirjataan objektiin liittyvät keskeiset tiedot. Näitä ovat mm. objektiin liittyvät henkilöt, paikat ja ajoitukset sekä keruun ja hankinnan tiedot. Myös valmistus- ja käyttötiedot sekä historiatiedot tallennetaan objektin yhteyteen samoin kuin tiedot luvista ja käyttöoikeuksista. Osa luettelointia on objektin fyysisten ominaisuuksien ja sisällön kuvailu.

Voit tutustua myös Museoviraston julkaisemiin, kansallisiin luettelointiohjeisiin.