4. Tallennuksen resurssit

Yksin vai ryhmässä?

Tallennustyön resurssit eli edellytykset määrittävät tallennettavaksi valitun aiheen laajuuden. Yksin toteutettavassa dokumentoinnissa aihe rajataan suppeaksi tai toteutetaan pidemmän ajan kuluessa, jottei työmäärä muodostu ylivoimaiseksi.

Pienessä työryhmässä on mahdollista käyttää yhtäaikaisesti useita tallennusmetodeja ja jakaa työtehtäviä. Työnjaosta tulee sopia etukäteen. Kullekin dokumentoijalle määritellään vastuualueet. Ryhmätyönä tehdyssä dokumentoinnissa keskustelu muiden kanssa voi auttaa ongelmakohdissa ja rikastaa sisältöä.

Laajoissa dokumentointihankkeissa dokumentoinnille valitaan vastuu- ja yhteyshenkilö, joka huolehtii tiedotuksesta ja hankkeen koordinoinnista.

Aikataulu määrää tahdin

Dokumentoinnin aikataulu tulee arvioida etukäteen. Aikaa varataan valmisteluun, varsinaiseen dokumentointiin sekä jälkitöihin. Aktiivinen kenttätyövaihe on usein tallennuksen lyhin työrupeama. Erityisesti jälkitöihin, kuten haastattelujen litterointiin, kuluu paljon aikaa.

Dokumentointipäivien ajankohta tulee varmistaa etukäteen kohteelta, sen omistajalta tai tallennukseen osallistujilta. Sovittua aikataulua noudatetaan.

Mikäli aineisto tuotetaan osana muuta projektia, kuten opintoja, aikataulussa huomioidaan aineiston raportoinnin tai palautuksen ajankohdat.

Riittääkö talkootyö?

Nykyajan dokumentointeja tehdään museoammatillisesti, opiskelijatyönä ja vapaaehtoisin voimin. Yhteisöjen laajat dokumentointihankkeet ovat usein erillisbudjetoituja. Pienemmät dokumentointihankkeet onnistuvat talkootyönä.

Dokumentointityön taloudelliset kulut muodostuvat mm. matkoista, laitteiden hankinnasta tai vuokrasta sekä muista materiaalihankinnoista. Palkkioiden maksuun varaudutaan, mikäli työssä käytetään muuta kuin vapaaehtoista työvoimaa.

Vapaaehtoisessa dokumentoinnissa työvoiman sitoutuminen varmistetaan realistisella suunnittelulla. Millaiseen työmäärään ja ajankäyttöön dokumentointiin osallistuvien on syytä varautua?

Kokemus tekee mestarin

Tallennuksen resurssien arvioinnissa kartoitetaan myös dokumentointitaitoja. Ne perustuvat aiempaan dokumentointikokemukseen, koulutukseen, tallennusmenetelmien käytön opastukseen sekä laitteiden hallintaan.

Ensi kertaa dokumentointiin osallistuva voi opetella tallennusta kokeneempien tallentajien kanssa. Toisaalta pienimuotoiseen tallennukseen voi ryhtyä yksin perehtymällä etukäteen ohjeistukseen, tallennusmenetelmiin ja laitteiden käyttöön.