8. Raportointi ja jälkityöt
Dokumentointiraportti
Dokumentointiraportti kokoaa yhteen tallennuksen taustat, toteutuksen ja sisällön. Dokumentoinnin perustietoihin kuuluvat dokumentoinnin nimi, tekijät, paikka ja aikatiedot. Käytettyjen tallennusmenetelmien tiedot kirjoitetaan osaksi raporttia. Raporttiin listataan myös dokumentointiin liittyvät luvat sekä tuotetut aineistot.
Dokumentointiraportti vastaa dokumentointisuunnitelman kysymyksenasetteluun. Dokumentointiraportin yhteyteen voi kirjata myös vapaamuotoisia ja kokemuksellisia tietoja dokumentointityöstä. Kertomukset ja tunnelmat dokumentoinnin suorittamisesta taustoittavat kerättyjä aineistoja.
- Miten suunnitellut tavoitteet toteutuivat?
- Millaisia aineistokokonaisuuksia dokumentoinnissa syntyi?
- Mikä onnistui?
- Jäikö jotain tekemättä?
Dokumentointiraportin mallin voit ladata myös PDF-tiedostona.
Dokumentoinnin tiedot
Dokumentoinnin nimi
Kirjoita dokumentoinnin nimi. Dokumentointi on tapahtuma, jonka yhteydessä kerätyt dokumentit ja objektit ovat syntyneet.
Dokumentoinnin tekijä / tekijät
Dokumentoinnin tekijä on aineiston kerääjä. Kirjoita henkilön nimi (Sukunimi, Etunimi) ja/tai organisaation virallinen nimi.
Dokumentointiaika
Dokumentointiaika on aineiston keruuaika. Se voi olla myös pidempi ajanjakso.
Kirjaa tarkka aika muodossa VVVVKKPP.
Jos tarkkaa aikaa ei tiedetä, merkitse aika-arvio. Kirjaa erikseen alkamisaika ja päättymisaika muodossa VVVVKKPP, VVVVKK, VVVV tai vuosikymmen.
Täydennä aikatietoa tarvittaessa kirjaamalla ajan rooli (esim. haastatteluaika, kuvausaika, havainnointiaika) tai kuvaus ajasta (esim. myöhäinen 1800-luku, varhainen 1900-luku, kevät, ilta).
Dokumentointipaikka
Dokumentointipaikka on keruupaikka tai tallennettavan kohteen sijaintipaikka. Dokumentointipaikasta merkitään paikan nimi.
Paikkatietoja voi olla useita, esimerkiksi alueen, kunnan, maakunnan, kaupungin, kaupunginosan, kylän, tilan, talon, järven tai joen nimi.
Mikäli dokumentointiin liittyy useita paikkatietoja, merkitse paikannimen yhteyteen paikan rooli (esim. kuvauspaikka, keruupaikka, rakennuksen sijaintipakka).
Tarkenna paikkatietoa osoitetiedolla. Osoitetieto kirjataan muodossa Esimerkkikatu 1, Esimerkkikaupunki, Suomi.
Tallennusmenetelmät
Tallennusmenetelmä on tapa, jonka avulla aineisto kerätään. Kirjoita käyttämäsi tallennusmenetelmät. Näitä ovat mm. haastattelu, havainnointi, inventointi, kysely, valokuvaus tai videokuvaus.
Dokumentointiin liittyvät luvat ja oikeudet
Merkitse dokumentointiin liittyvät lupatiedot. Näitä ovat esim.:
- sopimus dokumentointiaineiston käytöstä
- valokuvauslupa
- sopimus tekijänoikeuksista ja käyttöoikeuksista
Kirjoita luvan nimi, luvan antaja ja aikatieto. Merkitse tarvittaessa dokumentointiin liittyvät rajoitteet.
Lisätietoja dokumentoinnista
Voit kirjata lisätietoja dokumentoinnista, sen aiheesta, paikasta, ajankohdasta tai menetelmistä tai aineistoon liittyvistä ehdoista ja rajoituksista. Lisätieto voi olla yhteistyöprojekti, opintokokonaisuus, muu taustatieto tai tarkempi erittely aineistosta.
Kirjoita lisätieto vapaana tekstinä kokonaisin lausein.
Yhteystiedot
Merkitse dokumentointiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot: henkilön tai organisaation nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Lisää tieto henkilön roolista (haastattelija, kuvaaja, dokumentoinnin tekijä tms.).
Henkilöiden nimi kirjataan muodossa Sukunimi, Etunimi. Organisaatiosta kirjataan virallinen nimi.
Osoite merkitään muodossa Maa, Paikannimi, Kadunnimi. Tietoa voi täydentää merkitsemällä osoitetyyppi (postiosoite, käyntiosoite).
Henkilön tai organisaation sähköpostiosoite ja puhelinnumero kirjataan kokonaisuudessaan. Matkapuhelimen numero voidaan kirjata maakoodilla varustettuna. Lankapuhelimen numeroon lisätään suuntanumero.
Kiitokset yhteistyöstä
Hyviin käytäntöihin kuuluu yhteistyökumppaneiden kiittäminen. Kiitos voi olla esimerkiksi tilaisuus, jossa esitellään dokumentoinnin tuottamaa aineistoa, aineistosta tuotettu näyttely, verkkonäyttely tai Facebook-postaus.
Dokumentoinnissa syntynyt aineisto, esimerkiksi haastattelun litteraatio, toimitetaan haastateltavalle tai kohteelle, mikäli näin on etukäteen sovittu.