5. Luvat ja käytännöt
Yhteistyö kohteen kanssa
Nykyajan dokumentointi on aktiivista vuorovaikutusta. Henkilökohtainen yhteydenotto kohteen yhdyshenkilöön tai haastateltavaan on tärkeää, vaikka aiheesta olisi sovittu museon tai muun välittäjän kautta. Etukäteen käydyissä keskusteluissa esitellään tallennuksen tavoitteet.
Laajoissa dokumentoinneissa laaditaan ennakkotiedote, josta käyvät ilmi tallennuksen perustiedot. Tiedotus varmistaa, että tallennuksen kohde osaa varautua dokumentoinnin vaatimaan aikaan ja vaivaan sekä tiedottaa asiasta esim. työntekijöilleen.
Osa dokumentointiaiheista vaatii kirjallisia lupia dokumentoinnin kohteen, sen omistajan tai osallistujien kanssa jo etukäteen. Myös valitut tallennusmenetelmät vaikuttavat siihen, mitä lupia dokumentointiin tarvitaan.
Tiloihin ja ympäristöihin liittyvät luvat
Julkisella paikalla sijaitsevien rakennusten ja taideteosten kuvaaminen sekä tallentaminen ei-kaupalliseen tarkoitukseen on sallittu ilman erillislupaa. Piha-alueilla ja sisätiloissa kuvaaminen ja liikkuminen vaativat luvan kiinteistön tai tilan omistajalta tai haltialta.
Yksityiset kodit, liikeyritykset tai tuotantolaitokset ovat tiloja, joissa lupa tallennukseen on hyvä sopia kirjallisesti. Erityisen huolellisesti luvat sovitaan tilanteissa, jotka liittyvät alaikäisiin (päiväkodit, koulut) tai yksityisyyden suojan piirissä oleviin paikkoihin (terveyskeskukset, sairaalat, uimahallit jne.).
Erityislaeilla suojattujen ympäristöjen tallentamisessa huomioidaan kohteisiin liittyvä lainsäädäntö. Esimerkiksi muinaismuistolaki suojaa kiinteitä ja irtaimia muinaisjäännöksiä sekä laivahylkyjä. Mikäli dokumentointi kohdistuu muinaisjäännökseen, kohteeseen ei saa kajota eikä sitä saa vahingoittaa.
Henkilöihin liittyvän tiedon kerääminen
Monet tallennuksista kohdistuvat ihmisiin, heidän toimintaansa ja kokemuksiinsa. Lisäksi tallennusta tehdään tiloissa, joissa ihmisiä liikkuu ja näkyy. Kuvien ohella myös haastattelut ja havainnoinnit sisältävät tietoa, joka saattaa olla lain suojaamaa.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki säätelevät henkilöihin liittyvien tietojen keräämistä, käsittelyä, tallentamista, säilyttämistä sekä oikeutta saada tietoa rekisteristä. Lait suojaavat etenkin yksityisiin henkilöihin liittyviä arkaluontoisia tietoja. Myös henkilövalokuvat ovat henkilötietolain alaista aineistoa. Tutustu tietosuojaan.
Tallennusta suunnitellessa selvitetään, muodostuuko kerätystä aineistosta tietosuojalainsäädännön alainen rekisteri sekä miten rekisteriä säilytetään ja käsitellään. Dokumentoinnissa kerättävän henkilötiedon tulee olla tallennuksen kannalta perusteltua.
Mikäli dokumentoinnin kohteena on alaikäisiä lapsia, luvat tallennukseen ja kuvaamiseen pyydetään huoltajilta. Tallennuksen kohde voi halutessaan määrittää rajoituksia aineiston käytölle (esim. nimettömyys). Rajoituksista tulee sopia kirjallisesti.
Tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet
Tekijänoikeudet suojaavat luovan toiminnan tuotantona syntyvää aineistoa. Tekijänoikeuksien suojaamaa aineistoa ovat mm. kirjalliset tai suulliset esitykset, sävel- ja esittävän taiteen teokset, elokuvat, valokuvat sekä kuvataiteen, rakennustaiteen sekä taide- ja käsiteollisuuden tuotteet.
Tekijänoikeus aineistoon muodostuu teoksen syntyhetkellä automaattisesti ja on voimassa 70 vuotta tekijän kuolemasta. Tavallisen, teoskynnystä ylittämättömän valokuvan suoja-aika on 50 vuotta. Valokuvan suoja-aika on rauennut, mikäli valokuva on julkistettu ennen vuotta 1966. Tutustu tekijänoikeuteen.
Monet arkisilta tuntuvat aineistot, kuten kartat, juhlapuheet, kirjeet ja koululaisten piirrokset, ovat tekijänoikeuslain suojaamia. Mikäli dokumentointiin sisältyy tekijänoikeuslain alaisia aineistoja, tulee oikeuksien siirtymisestä sopia kirjallisesti tekijänoikeuden haltijan kanssa.
Tekijänoikeudet ovat lähtökohtaisesti aineiston tekijällä, kuten valokuvaajalla tai piirroksen piirtäjällä. Osaa tekijänoikeuksista valvovat tekijänoikeusjärjestöt. Tekijän kuoleman jälkeen oikeuksia valvovat myös perikunnat.
Teollisuuslaitokset ja yritykset ovat suojanneet osan toiminnastaan ja tuotteistaan. Yritys- ja tuotesalaisuuksien tai tavaramerkillä suojattujen aineistojen tallentamisesta sovitaan yhteistyössä oikeuksien omistajan kanssa.
Aineistojen tallentamiseen ja käyttöön liittyvät luvat
Dokumentoinnin yhteydessä sovitaan työn tuloksena syntyvien aineistojen tallentamisesta ja tulevasta käytöstä.
- Kuka vastaa aineiston tallentamisesta?
- Missä sitä jatkossa säilytetään?
- Miten aineistoa voidaan käyttää ja julkaista?
- Liittyykö aineiston käyttöön erityisehtoja?
Aineiston käyttöä ovat mm. tutkimus-, opetus- ja näyttelykäyttö sekä erilaiset julkaisut. Kuvien julkaiseminen painettuna tai internetissä vaatii luvan sekä aineiston tuottajalta että kohteelta. Esimerkiksi henkilövalokuvissa lupa tarvitaan kuvaajan lisäksi kuvassa näkyvältä henkilöltä.
Valo- ja videokuvauksessa sovitaan aineistoon liittyvien henkilökuvien käytöstä ja julkaisemisesta. Henkilökuvaksi katsotaan kuvat, joista henkilö on selvästi tunnistettavissa. Lupa henkilökuvan julkaisemiseen pyydetään kirjallisesti.
Haastattelu- ja kyselyaineistoissa on tärkeää, että vastaaja on tietoinen aineiston tulevasta sijoituspaikasta ja käyttötavoista sekä aineiston tietosuojasta. Mikäli tallennuksessa käytetään valmista kyselypohjaa, sisällytetään tieto aineistojen tallentamisesta ja käytöstä kyselylomakkeeseen.
Havainnointitilanteissa tiedotetaan avoimesti aineiston käytöstä ja tallentamisesta. Mikäli havainnointi kohdistuu tiettyihin henkilöihin, sovitaan aineiston käytöstä kirjallisesti kohteiden kanssa.
Toisinaan lupia täytyy sopia useiden tahojen kanssa. Esimerkiksi yritysympäristöissä kohteen omistajan lisäksi kyseeseen voivat tulla mm. dokumentoitavina olevat työntekijät tai yrityksessä vierailevat asiakkaat.