Tekstit
Dokumentoinnin yhteydessä syntyy usein paperi- ja tekstimuotoisia aineistoja, jotka voidaan tallentaa muiden aineistojen yhteyteen. Dokumentoitavasta kohteesta voidaan tallentaa sekä painettua että käsin kirjoitettua tekstiaineistoa.
Paperimuotoinen aineisto voi olla jo valmiina tai tallennuksen yhteydessä syntynyttä. Dokumentoitavan yrityksen toiminnasta kertovat esitteet, lomakkeet ja mainokset kuvaavat tallennettavaa ilmiötä. Haastattelua voidaan täydentää haastateltavan muistelmilla tai piirroksilla. Tallennettavasta tilasta tehty pohjakuva havainnollistaa kohteiden sijoittumista ympäristöön.
Valmistautuminen
Tekstimuotoista aineistoa syntyy usein jo dokumentoinnin suunnitteluvaiheessa. Kirjallinen suunnitelma tai taustatyön yhteydessä kerätty paperimuotoinen tieto voidaan tallentaa muun dokumentointiaineiston osaksi.
Jos tekstitiedon tuottaminen on keskeinen osa dokumentointia, huomioidaan aineistokokonaisuus dokumentoinnin suunnittelussa.
- Tehdäänkö kirjoittaminen tai piirtäminen paikan päällä tallennettavassa kohteessa vai myöhemmin?
- Säilytetäänkö alkuperäisaineistot sellaisinaan vai skannataanko ne?
- Liittyykö aineistoon sovittavia tekijänoikeuksia?
Dokumentoinnin yhteydessä tuotetut tekstiaineistot tallennetaan pääsääntöisesti muun dokumentointiaineiston yhteyteen.
Syntyykö arkisto?
Laajojen tekstiaineistojen tallentamisen yhteydessä selvitetään tarvittaessa tallennettavan kohteen arkistointikäytännöt. Viranomaisaineistojen tallentamisesta vastaavat arkistolaitoksen arkistoyksiköt. Yritys- ja yksityisarkistoilla on niin ikään valtakunnallinen arkistoverkostonsa. Yhdistysten ja yksityishenkilöiden arkistoilla käytännöt vaihtelevat.
Dokumentoitavan kohteen, kuten yrityksen tai organisaation, arkistonmuodostuksen alaista aineistoa ei ole yleensä syytä tallentaa toisaalle. Tutustu arkistolakiin.
Monien painettujen aineistojen tallentaminen on järjestetty valtakunnallisesti. Sanomalehtiaineistojen ja painettujen teosten tallentamisesta ja digitoinnista vastaa Kansalliskirjasto. Viralliset kartta-aineistot tallentuvat maanmittauslaitoksen arkistoihin.
Tekstimuotoisten aineistojen tallentamisessa huomioidaan tekijänoikeudet ja tietosuojalainsäädäntö. Aineistojen käytöstä ja julkaisemisesta sovitaan tallennuksen yhteydessä. Lisätietoa luvista löydät sivulta Luvat ja käytännöt.
Paperimuotoiset aineistot
Tallennuksen yhteydessä kerätty tai tuotettu paperimuotoinen aineisto voidaan säilyttää sellaisenaan esimerkiksi arkistokokoelmassa tai kotiseutukokoelmassa. Tekstiaineistot järjestetään sisällön mukaan yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Järjestämisen perusteena voi olla aika, aakkostus, aihepiiri tai järjestämistä ohjaava arkistokaava.
Alkuperäisten aineistojen säilytyksessä käytetään pysyvään säilytykseen soveltuvia arkistomateriaaleja, kuten happovapaita kansioita ja vaippalehtiä. Niitit, teipit, kumilenkit ja muovitaskut poistetaan. Aineiston luetteloinnin yhteydessä aineistoon merkitään tunnistetieto ja sisältö kuvaillaan. Säilytyskansiot nimetään selkein merkinnöin.
Digitaaliset aineistot
Paperimuodossa olevat aineistot voidaan digitoida jälkikäteen aineiston säilymisen turvaamiseksi ja käytettävyyden helpottamiseksi. Mikäli aineiston kunto on huono tai kyseessä on hauras materiaali, digitointi voidaan skannerin sijaan tehdä jäljennöskuvaamalla.
Digitointi tehdään riittävän suurella resoluutiolla (min 300), mikä varmistaa aineiston jatkokäytön sähköisenä. Digitoitu aineisto tallennetaan pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaan linkki tiedostomuotoon. Myös aineiston varmuuskopioinnista ja konvertoinnista tulee huolehtia.
Tutkimukset
Dokumentoinnin yhteydessä voi syntyä tutkimuksia, joissa kertynyttä tietoa on analysoitu ja tulkittu pidemmälle. Näitä ovat esimerkiksi opintojen yhteydessä dokumentointiaineistosta laadittu tutkimus, tutkimuksen muotoon laadittu dokumentointiraportti sekä dokumentoinnissa kertynyt valmis aineisto (esimerkki olisi hyvä, vaikea tavoittaa ajatusta, mitä on).
Tutkimusaineistot tallennetaan joko alkuperäisinä paperiaineistoina tai digitaalisina. Niiden tekijänoikeuksista sovitaan. Samalla selvitetään, miten aineistoa voidaan jatkossa käyttää ja julkaista osana dokumentointia. Myös digitointiin on syytä pyytää tutkimuksen tekijän lupa.
Tutkimuksessa noudatetaan tieteellistä, oppiainekohtaista tai muuten sovittua jäsentelyä ja viittauskäytäntöä. Jos aineistossa siteerataan toisia teoksia tai tietoja, lähde tulee mainita joko tekstiviitteessä tai lähdeluettelossa. Omat tulkinnat ja alkuperäinen tallennusaineisto tulee kuitenkin erottaa toisistaan, sillä dokumentoinnit ovat tutkimusaineistoa myös tuleville tutkijoille.