Aikataulutus

Ensiarvoinen työkalu tapahtumaprosessin eteenpäin viemisessä on tuottamisen selkeä aikataulu, jossa otetaan huomioon tapahtumapaikkaan, lupiin ja ilmoituksiin liittyvät asiat, jotka vaativat viranomaismääräyksiä. Aikataulutuksessa on huomioitava myös mm. markkinoinnin, lipunmyynnin, oheisohjelmien, esiintyjien, logistiikan, majoituksen jne. erityisvaatimukset.

Ennen tapahtumaa tehtävän tuottamisen aikataulun lisäksi on tärkeää aikatauluttaa varsinainen tapahtuma-aika, sillä tapahtumajärjestämisessä on usein ajallisesti peräkkäisiä vaiheita, jotka ovat toisiinsa kytköksissä ja toteutus onnistuu vain tietyssä järjestyksessä. Huomioitavaa aikataulutuksen tekemisessä on myös lupiin vaadittavat ajat.

Ajankohdan valinnassa on tärkeää huomioida

• Samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat -> mahdollinen hyöty yhteisistä kohderyhmistä
• Tapahtumapaikan saatavuus ja soveltuvuus
• Majoituskapasiteetin riittävyys 
• Vapaaehtoistyöntekijöiden tarve