Suoraan sisältöön

Tapahtuman suunnittelu

Jokainen tapahtuma on erilainen, mutta niin pienen, suuren kuin keskikokoisenkin tapahtuman järjestämisprosessi kulkee samaa reittiä, jossa edetään vaihe kerrallaan: tapahtumakonseptin ideointi, vastuutahojen organisointi, tapahtumapaikan varaaminen, budjetointi, tiedottaminen ja markkinointi, turvallisuusasioista huolehtiminen, itse tapahtuman toteutus sekä tapahtuman jälkeinen raportointi ja arviointi. Tapahtuma on kuin projekti, jonka osa-alueiden järjestelmällinen läpikäynti vaikuttaa lopputulokseen.

Tutustu Tapahtumajärjestäjän oppaaseen (pdf) ja järjestä onnistunut tapahtuma Jyväskylässä.

Ideointi

Tapahtumakonseptin ideointiin ja suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja resursseja, jotta tapahtumakonseptista muotoutuu lopputulos. Jo ideointivaiheessa on hyvä kartoittaa samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat eli mahdolliset kilpailijat tai yhteistyökumppanit sekä tarvittavat luvat ja rajoitukset ajan ja paikan suhteen. Välittömästi keskeisten asioiden selvittyä kannattaa aloittaa yhteistyökumppaneiden hankinta.

Tapahtuman ideoinnissa tärkeää

  • kenelle tapahtuma tehdään?
  • tapahtuman sisältö?
  • millainen tapahtumapaikka?
  • tapahtuman ajankohta > samanaikaiset tapahtumat?
  • tapahtuman aikataulu?
  • millainen yhteistyökumppani sopisi tapahtumaan?
  • mistä rahoitus muodostuu?

Ajankohdan valinnassa tärkeää

  • onko samanaikaisesti järjestettäviä kilpailevia tapahtumia > hyöty yhteisistä kohderyhmistä
  • riittääkö majoituskapasiteetti
  • vapaaehtoistyöntekijöiden tarve

Vinkki! Vältä päällekkäisyyksiä tai ideoi yhteistyötä! Kannattaa tarkistaa kaupungin tapahtumakalenterista, mitä muita tapahtumia Jyväskylässä järjestetään samanaikaisesti.

Aikataulu

Ensiarvoinen työkalu tapahtumaprosessin eteenpäinviemisessä on tuottamisen selkeä aikataulu, jossa otetaan huomioon tärkeimpänä tapahtumapaikkaan ja lupiin liittyvät asiat, jotka vaativat viranomaismääräyksiä. Aikataulutuksessa on otettava myös huomioon mm. markkinoinnin, lipunmyynnin, oheisohjelmien, esiintyjien, logistiikan, majoituksen jne. erityisvaatimukset.

Ennen tapahtumaa tehtävän tuottamisen aikataulun lisäksi on tärkeää aikatauluttaa myös varsinainen tapahtuma-aika, sillä tapahtumajärjestämisessä on usein ajallisesti peräkkäisiä vaiheita, jotka ovat toisiinsa kytköksissä ja toteutus onnistuu vain tietyssä järjestyksessä.

Luvat ja ilmoitukset

Organisaatio

Organisaatio ja tehtävävastuut vaihtelevat paljon tapahtumien mukaan, mutta selkeä tehtävien jako ja tiedonkulku ovat tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta. Tapahtumalla on oltava yksi nimetty vastuuhenkilö tai projektipäällikkö, joka kantaa vastuun projektin etenemisestä suunnitelman mukaan. Erilaisia työryhmiä kannattaa hyödyntää vastuujaossa ja mahdolliset yhteistyökumppanit voivat osallistua jonkin osa-alueen tekemiseen tai kustannuksiin. Tehtäväkokonaisuudet voivat olla esimerkiksi tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen, talouden suunnittelu, ohjelmien suunnittelu, tapahtumapaikkojen ja -välineiden järjestäminen tai ruokailujen suunnittelu.

Tapahtumapaikka

Paikan valinta on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Paikan valintaan vaikuttavat tapahtuma-aika, sijainti, infrastruktuuri, kulkuyhteydet, tavoitettavuus, oheis- ja majoituspalvelut, paikan luonne sekä kustannukset. Jyväskylässä on mahdollista järjestää monipuolisia tapahtumia ja tiloja löytyy mm. urheilutapahtumien, konserttien, erilaisten festivaalien ja ulkoilmatapahtumien järjestämiseen.

Lisää tapahtumapaikoista

Kulku tapahtumaan

Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää ottaa huomioon, miten tapahtuman kävijät pääsevät itse tapahtumapaikalle ja ovatko kävijät paikallisia vai kaupungin ulkopuolelta tulevia. Kulkuyhteyksistä ja mahdollisista poikkeusjärjestelyistä on hyvä tiedottaa sekä tapahtuman asiakkaita että alueen asukkaita ja yrittäjiä. Lisätietoja liikenneyhteyksistä ja pysäköinnistä täältä.

Katso myös:

Talous

Tapahtuman talouden suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja taloutta täytyy pystyä seuraamaan reaaliaikaisesti, jotta on mahdollista tehdä tarvittavia korjausliikkeitä.

Tapahtuman budjettimalli

Tulot

  • pääsylipputulot
  • yhteistyökumppanit
  • oma rahoitus
  • oheismyynti

Kulut

  • palkat ja palkkiot
  • paikan vuokrakulut
  • markkinointikulut
  • muut järjestelykulut

Ota yhteyttä

Tapahtumatoiminta
Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen
p. 050 344 6496
etunimi.sukunimi (at) jkl.fi

Tapahtumaluvat- ja paikat
Asiakaspalvelupäällikkö Anne Heikkinen
p. 040 840 6460
etunimi.sukunimi (at) jkl.fi

Visit Jyväskylä
Matkailuneuvonta
p. 014 266 0113
matkailu (at) jkl.fi
www.visitjyvaskyla.fi

Jyväskylän kaupungin yhteystiedot
www.jyvaskyla.fi/info/yhteys

Copyright © 2017 Jyväskylän kaupunki. Sivun alkuun