Suoraan sisältöön

Tallennusmenetelmät

TekstitTekstit

Dokumentoinnin yhteydessä syntyy usein paperi- ja tekstimuotoisia aineistoja, jotka voidaan tallentaa muiden aineistojen yhteyteen. Dokumentoitavasta kohteesta voidaan tallentaa sekä painettua että käsin kirjoitettua tekstiaineistoa.

Paperimuotoinen aineisto voi olla jo valmiina tai tallennuksen yhteydessä syntynyttä. Dokumentoitavan yrityksen toiminnasta kertovat esitteet, lomakkeet ja mainokset kuvaavat tallennettavaa ilmiötä. Haastattelua voidaan täydentää haastateltavan muistelmilla tai piirroksilla. Tallennettavasta tilasta tehty pohjakuva havainnollistaa kohteiden sijoittumista ympäristöön.

Valmistautuminen

Tekstimuotoista aineistoa syntyy usein jo dokumentoinnin suunnitteluvaiheessa. Kirjallinen suunnitelma tai taustatyön yhteydessä kerätty paperimuotoinen tieto voidaan tallentaa muun dokumentointiaineiston osaksi.

Jos tekstitiedon tuottaminen on keskeinen osa dokumentointia, huomioidaan aineistokokonaisuus dokumentoinnin suunnittelussa.

  • Tehdäänkö kirjoittaminen tai piirtäminen paikan päällä tallennettavassa kohteessa vai myöhemmin?
  • Säilytetäänkö alkuperäisaineistot sellaisinaan vai skannataanko ne?
  • Liittyykö aineistoon sovittavia tekijänoikeuksia?

Dokumentoinnin yhteydessä tuotetut tekstiaineistot tallennetaan pääsääntöisesti muun dokumentointiaineiston yhteyteen.


Syntyykö arkisto?

Laajojen tekstiaineistojen tallentamisen yhteydessä selvitetään tarvittaessa tallennettavan kohteen arkistointikäytännöt. Viranomaisaineistojen tallentamisesta vastaavat arkistolaitoksen arkistoyksiköt. Yritys- ja yksityisarkistoilla on niin ikään valtakunnallinen arkistoverkostonsa. Yhdistysten ja yksityishenkilöiden arkistoilla käytännöt vaihtelevat.

Dokumentoitavan kohteen, kuten yrityksen tai organisaation, arkistonmuodostuksen alaista aineistoa ei ole yleensä syytä tallentaa toisaalle. Tutustu arkistolakiin.

Monien painettujen aineistojen tallentaminen on järjestetty valtakunnallisesti. Sanomalehtiaineistojen ja painettujen teosten tallentamisesta ja digitoinnista vastaa Kansalliskirjasto. Viralliset kartta-aineistot tallentuvat maanmittauslaitoksen arkistoihin.

Tekstimuotoisten aineistojen tallentamisessa huomioidaan tekijänoikeudet ja henkilötietolaki. Aineistojen käytöstä ja julkaisemisesta sovitaan tallennuksen yhteydessä. Lisätietoa luvista löydät sivulta Luvat ja käytännöt.


Paperimuotoiset aineistot

Tallennuksen yhteydessä kerätty tai tuotettu paperimuotoinen aineisto voidaan säilyttää sellaisenaan esimerkiksi arkistokokoelmassa tai kotiseutukokoelmassa. Tekstiaineistot järjestetään sisällön mukaan yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Järjestämisen perusteena voi olla aika, aakkostus, aihepiiri tai järjestämistä ohjaava arkistokaava.

Alkuperäisten aineistojen säilytyksessä käytetään pysyvään säilytykseen soveltuvia arkistomateriaaleja, kuten happovapaita kansioita ja vaippalehtiä. Niitit, teipit, kumilenkit ja muovitaskut poistetaan. Aineiston luetteloinnin yhteydessä aineistoon merkitään tunnistetieto ja sisältö kuvaillaan. Säilytyskansiot nimetään selkein merkinnöin.


Digitaaliset aineistot

Paperimuodossa olevat aineistot voidaan digitoida jälkikäteen aineiston säilymisen turvaamiseksi ja käytettävyyden helpottamiseksi. Mikäli aineiston kunto on huono tai kyseessä on hauras materiaali, digitointi voidaan skannerin sijaan tehdä jäljennöskuvaamalla.

Digitointi tehdään riittävän suurella resoluutiolla (min 300), mikä varmistaa aineiston jatkokäytön sähköisenä. Digitoitu aineisto tallennetaan pitkäaikaiseen säilytykseen soveltuvaan tiedostomuotoon. Myös aineiston varmuuskopioinnista ja konvertoinnista tulee huolehtia.


Tutkimukselliset aineistot

Dokumentoinnin yhteydessä saattaa myös syntyä tutkimuksellista tekstiaineistoa. Opintoihin sisältyvässä tai muuten laajassa tallennuksessa dokumentointiraportti laaditaan usein tutkimusmuotoon. Tutkimuksellista aineistoa saattaa kertyä dokumentoinnin yhteydessä myös valmiina aineistona.

Tutkimukselliset tekstiaineistot tallennetaan joko alkuperäisinä paperiaineistoina tai digitaalisina aineistoina. Aineistojen tekijänoikeuksista sovitaan. Samalla selvitetään, miten tutkimusaineistoa voidaan jatkossa käyttää ja julkaista osana dokumentointia. Myös digitoitiin on syytä pyytää tekijän lupa.

Itse tuotetussa tutkimuksellisessa aineistossa noudatetaan tieteellistä, oppiainekohtaista tai muuten sovittua jäsentelyä ja viittauskäytäntöä. Jos aineistossa siteerataan toisia teoksia tai tietoja, lähde tulee mainita joko tekstiviitteessä tai lähdeluettelossa.

Tutkimuksellinen ote dokumentointiaineistoon – aineiston analysointi ja tulkinta – syventävät dokumentoinnin tietoa. Omat tulkinnat ja alkuperäinen tallennusaineisto tulee kuitenkin selvästi erottaa toisistaan. Dokumentoinnit tuottavat tutkimusaineistoa myös tuleville tutkijoille.



HaastattelutKyselytValokuvausVideokuvausTekstit